Slik gir du gode tilbakemeldinger

Et team er en gruppe mennesker som jobber mot samme mål og er avhengig av hverandre for å nå målet. For å få teamet til å fungere godt, må teammedlemmene ta den gjensidige avhengigheten på alvor. De beste teamene kjennetegnes nettopp av et godt samarbeids- og ytringsklima. Faktisk er teamets samarbeid viktigere for at teamet skal levere gode resultater, enn teamets individuelle medlemmer

Effektive team gir hyppige tilbakemeldinger

I Team Agile ser vi på tverrfaglige team som kunnskapsbedriftens produksjonslinje. En stående produksjonslinje som skaper verdi til kunder og brukere. Teamet må – som alle andre verktøy – vedlikeholdes for ikke å bli sløvt. Gode team skjer ikke av seg selv, de skapes og vedlikeholdes. Ser vi på forskningen, viser studier at kommunikasjon, eller mangel på, er en vanlig årsak til at team ikke fungerer.

God teamdynamikk er avhengig av teammedlemmene gir hverandre tilbakemeldinger. Tilbakemeldinger skaper felles forståelse mellom partene, og skaper grunnlag for læring, utvikling og forbedring. Gjennom å gi hverandre tilbakemeldinger kan vi kalibrere hverandres forventninger, kommunikasjon, følelser og atferd. Vi gir tilbakemelding til hverandre på hvordan samarbeidet i teamet kan bli stadig bedre. Effektiv og trygg kommunikasjon går hånd i hånd med ansvarlighet – det er en forutsetning for å akselerere verdiskapningen.

Heier på hverandre

Verden og teamet består nå en gang av mennesker som er forskjellige fra oss selv. (Takk og lov!) For å lære hvordan vi best mulig kan fungere sammen, er vi avhengig av å gi hverandre tilbakemeldinger. Det aller viktigste er å anerkjenne det som fungerer! Høytpresterende team gir seks ganger så mange positive tilbakemeldinger som gjennomsnittlige team.

Tilbakemeldinger handler ikke bare om å være snill og grei. Tilbakemeldinger handler også om å omfavne uenighet og «konflikt» og bruke det som kilde til å bli bedre. Tilbakemeldinger er avgjørende for å både bygge og vedlikeholde psykologisk trygghet i teamet. Det er rett og slett ansvarlig og nødvendig å gi hverandre tilbakemeldinger. På godt og vondt. For at teamet skal fungere. Og gjennom å gi tilbakemeldinger bidrar du til å løfte du teamet og teamet løfter deg.

Standardisering bidrar til gode tilbakemeldinger

Å gi tilbakemelding er en kunst. Mange syns ikke de mestrer det. Et godt triks er å standardisere formatet som brukes til å gi tilbakemeldinger. Ved å standardisere på formen, kan vi fokusere mer på «hva» og mindre tid på «hvordan». De er også viktig å gi seg selv rom for å ikke få det til første gangen, men å ha et lærende tankesett. Det er gjennom øvelse at man blir bedre

Center for Creative Leadership har en enkel og lettfattelig modell for tilbakemeldinger: SBII Situation – Behaviour – Impact – Intention. På norsk kan vi kanskje oversette den til: Situasjon – Atferd – Effekt – Hensikt.

Bruk SBII for å gi tilbakemeldinger

SBII har et standardisert format som gjør at du kan gi tilbakemelding på en konkret Situasjon, gjennom å beskrive en konkret Atferd og hvilken Effekt denne atferden hadde på deg. Deretter følger du opp med et spørsmål om hva som var personens Hensikt, hva hen ønsket å oppnå.

• Situasjon: Beskriv den spesifikke situasjonen da du ønsker å gi tilbakemelding på. Vær så konkret som mulig, fokuser på «objektive» fakta, ikke bruk følelsesladede ord eller referer til andre enn deg selv.
• Atferd: Beskriv atferden til personen du gir tilbakemelding, så nøkternt og nøytralt som mulig. Ikke legg til egne meninger, tolkninger eller synspunkt.
• Effekt: Beskriv hvilken effekt den andre personens atferden hadde på deg. Husk at du kun snakker for deg selv, ingen andre. Bruk ord som understøtter dine følelser. Vær så konkret og tydelig som du klarer.
• Hensikt: Ved å spørre om hensikten signaliserer du at du vil bevege deg videre, ut av situasjonen. Spørsmålet om personens opprinnelige hensikt, peker på gapet mellom hva hen ønsket å oppnå, og hvordan du opplevde situasjonen. Dermed starter “arbeidet” med å finne felles grunn mellom dere, som dere kan bygge videre på.

Her er et eksempel på hvordan SBII kan brukes til å gi tilbakemelding på en situasjon som fungerte bra:

Slik kan SBII-modellen brukes til å gi tilbakemelding på en situasjon som opplevdes frustrerende:

I Team Agile liker vi SBII-modellen først og fremst fordi den senker terskelen for å gi tilbakemelding. Formatet gjør det enkelt å gi tilbakemeldinger nettopp fordi innpakningen er standardisert og dermed forutsigbar. Både for avsender og mottaker. Tilbakemeldingen settes i en kontekst som er mulig å forstå og snakke videre om.

Tilbakemeldingen skaper med andre ord en plattform for dialog. Samtidig eier du som avsender din egen (og bare din) opplevelse av situasjonen, og «tvinges» til å kommentere på atferd, ikke personen eller dennes egenskaper. SBII-modellen hjelper til å gi konkret og spesifikk tilbakemelding, samtidig som du må begrunner det ut fra det du står for og vektlegger hos andre og i et samarbeid.

Et par tips til slutt:

Good vibes only

Ubetinget positiv tilnærming (Unconditional Positive Regards) er et konsept som ble popularisert av psykolog Carl Rogers (1956). I team-sammenheng bruker vi konseptet for å understreke at det mest effektive og verdiskapende er å tro det beste om de andre teammedlemmene. Ubetinget positiv aksept for at andre personer har egne tanker, følelser og erfaringer som de har «plikt» til å dele. En viktig påminnelse om at den tilbakemeldingen andre mennesker gir på vår atferd, er en læringsmulighet. Vi vil hverandre godt. Og for å lære og utvikle oss, trenger vi tilbakemeldinger. På godt og vond, også når vi ikke er enig. I Team Agile kaller vi dette Good vibes only.

Takk for feedback!

Hva gjør du selv, når andre gir deg tilbakemelding? Det første rådet er å holde munn og lytte. Prøv å forstå hva avsenderen ønsker å formidle. Still oppklarende spørsmål slik at du utforsker hva som «ligger bak». Hvis tilbakemeldingen gjør litt vondt slik at du kjenner at forsvarsmekanismene bygger seg opp, hjelper det å puste inn rolig før du prater.

Den eneste responsen du må ha – etter vår oppfatning – når noen har gitt deg tilbakemelding, er å si: «Tusen takk!». Det viser at du setter pris på at noen tar seg tiden til å gi deg tilbakemelding. Tilbakemeldinger – i et team med et sunt ytringsklima – er læringsfremmende. Det minst vi bør gjøre er å takke for at noen byr på en læringsmulighet.

Nysgjerrighet er det beste virkemiddelet i situasjonen. Det betyr ikke at det alltid være en lengre diskusjon om tilbakemeldingen du fikk akkurat der og da. Det er mulig å ta opp tråden ved en senere anledning. Men, generelt mener vi likevel at når noen serverer deg en læringsmulighet, er det både læringsfremmende og ansvarlig å fange den.

Slik kan du øve på å gi tilbakemeldinger

Øvelse gjør mester. Slik er det også med tilbakemeldinger. Derfor har vi laget noen fiktive situasjoner som kan brukes til å øve på SBII-modellen f.eks. sammen med to andre kolleger. Dere kan eventuelt lage et eget eksempel som passer inn i deres kontekst. Det viktigste er å holde det enklest mulig.

I en trio er det en person som gir tilbakemelding, en person som mottar tilbakemelding og en tredje person som observerer. Observatøren lytter stille til tilbakemeldingen og noterer seg ned tips, triks og tilbakemeldinger til de to andre. Etter å ha gitt sin tilbakemelding, roterer rollene. Husk: det handler om å øve på formatet, ikke på «rollespill».

I Team Agile bruker vi SBII daglig i møte med team, ledere, i workshops, kurs og ved kaffemaskina. Lysten på å lære mer? Ta kontakt