Teamkontrakten – teamets sosiale spilleregler

De beste teamene er omforent om hvilket mål de jobber mot og hvordan de samarbeider. Teamkontrakten er et enkelt verktøy du kan ta i bruk til teamet ditt. Den skaper transparens om forventninger til hverandre og avtale spilleregler for teamet. Denne artikkelen hjelper deg å komme godt i gang og starte på riktig fot. Etter å ha lest artikkelen forstår du hvorfor en teamkontrakt skaper bedre ytringsklima og samarbeid i teamet. Du får praktiske tips til hvordan du gjennomfører og følger opp en teamkontrakt. Slik kan også du skape supre team!

Team, teamkontrakt og verdiskapning

Verden består av mennesker som er forskjellige fra deg og meg. Team med tydelig definerte konflikt- og belutningsmetoder leverer mer verdi. En teamkontrakt bidrar til å definere felles spilleregler for teamet. Dermed legges grunnlaget for at frustrasjoner og forskjeller mellom folk ikke vokser og blir til unødvendige konflikter. Teamkontrakten visualiserer og gjør teamets avtalte og forventede atferd eksplisitt. Og setter ord på samarbeidsmønsteret som er akseptert i teamet.

Å skape et ytringsklima som kjennes trygt for at alle kan si meningen sin utløser et potensiale i teamet til å tenke nytt og skape mer verdi. Da gjør teamkontrakten det enklere å sette reglene for et godt ytringsklima.

Et trygt ytringsklima i teamet

For å lykkes med gode team som skaper verdi, kontinuerlig må det ha psykologisk trygghet. Som Google fant i sin forskning, er dette det viktigste kjennetegnet for høytpresterende team. Gjensidig tillit til hverandre er helt nødvendig for at et team fungerer som et team. Det vil si at man utnytter hele teamets felles kompetanse for å nå teamets felles mål. For å lære noe nytt må vi erkjenne at vi ikke vet og kan. Det betyr at vi må avdekke «svakheter» for hverandre, for å kunne utvikle oss som et team. For å lykkes med å eksperimentere – altså å forsøke, teste, (mis)lykkes og lære og prøve igjen, må det være lov og helt nødvendig å ikke alltid ha rett eller å ha alle svarene.

For å si det litt enkelt er psykologisk trygghet en variant av tillit. Tillit handler om en persons vilje til å være sårbar overfor en annen, og velge å la eventuell tvil komme den andre til gode. Psykologisk trygghet handler derimot om i hvilken grad man tror at de andre vil la tvilen komme deg til gode, hvis du tar sjansen på å si hva du mener eller komme med innspill. Troen på at teamet er et trygt sted uten mellommenneskelig risiko. Ingen blir straffet eller ydmyket for å komme med ideer, stille dumme spørsmål, fortelle om sine bekymringer eller feil, slik Amy Edmonson beskriver det.

En kontrakt for teamet

Teamkontrakten er en fysisk eller digital «plakat» hvor deltakernes forventninger og sosiale spilleregler er listet opp sånn at de kan gi føringer for atferd i teamet. Konkret er det to spørsmål som bør besvares i en teamkontrakt:

1. Hvilke felles spilleregler skal vi ha og etterleve i teamet?
2. Som individer; hvilke spesielle behov og preferanser har vi, som vi som team skal ta hensyn til?

Hvordan lager du en teamkontrakt?

En teamkontrakt må utarbeides av alle på teamet. Teamet velger en fasilitator som kaller inn til arbeidsmøte, styrer prosessen og dokumenterer teamkontrakten. Beregne 1,5 timer første gangen. Gjennom workshopen svarer teamet spørsmål om:

• Hvilken kultur ønsker du at teamet skal skape sammen i teamet? Hvordan merker du denne kulturen i hverdagen?
• Hvordan vil du at teamarbeidet oppleves? (F.eks. støttende, åpent, skapende motstand, sårbart osv.)
• Hvordan skal teamet sammen håndtere vanskelige diskusjoner eller konflikter? Hvilke mekaniser trenger teamet for konflikthåndtering?
• Hvem skal teamet sammen være? Hva gjør at teamarbeid oppleves positivt?
• På hvilke områder kan teamet stole på deg og din innsats?
• Hvilke forpliktelser skal dere ha til hverandre? Hvordan merker du andres forpliktelser i hverdagen?

Når alle deltakerne i teamet svarer på samme spørsmål ivaretas felles behov og individuelle hensyn i utarbeidelsen av felles sosiale spilleregler. Teamkontrakten lages gjennom en styrt diskusjon rundt spørsmålene. Fasilitatoren dokumenterer underveis og foreslår formuleringer til punkter i teamkontrakten. Målet er å ha 3-7 punkter i som til sammen er de sosiale spillereglene i teamet.

For at det blir en omforent teamkontrakt er det lurt å gjøre en romersk avstemming eller «roman vote». Alle stemmer på likt over om de er tilfredse med teamkontrakten: Tommel opp betyr «Ja» eller enig, mens tommel ned betyr «Nei» eller at man er uenig. Fasilitatoren teller antall tomler opp og ned. Hvis teamet ikke enstemmig godkjenner teamkontrakten, er det et behov for å revidere noen av punktene. De som er uenige må foreslå hvilke endringer som skal til for at de skal godkjenne teamkontrakten. Fasilitatoren dokumenterer endringene og så gjennomføres en ny avstemming frem til alle er enig i teamkontrakten.

Slik håndterer teamet brudd på teamkontrakten

Sosiale spilleregler bidrar til at den sosiale eller psykologiske tryggheten i teamet øker. Dermed kan teamet proaktivt minimere konfliktnivået. Teamkontrakten uttrykker felles kjøreregler for hva som er OK og ikke OK atferd i teamet. Dermed skapes en felles ramme av gjeldende verdier og prinsipper rundt teamet.

I teamet fungerer teamkontrakten som en veileder for akseptert atferd. Når noen i teamet opplever at teamkontrakten brytes må dette tas opp i teamet. Det er best å håndtere og konfrontere brudd på teamkontrakten med en gang det skjer. Å droppe de vanskelige samtalene om mellommenneskelige relasjoner og følelser, undergraver teamkontraktens verdi og teamet forpliktelse til den. Hvis ikke situasjonen håndteres med det samme, kan det oppfattes som at brudd på kontrakten aksepteres.

Samle sammen teamet, forklar situasjonen med henvisning til teamkontrakten. Be om deltakernes tilbakemelding og opplevelse av situasjonen. Som en gruppe – finne en konkret løsning på situasjonen og gå videre sammen som et team. Alle i teamet vet at teamkontraktens prinsipper er teamets felles spilleregler. Alle har derfor felles ansvar for å etterleve og beholde teamkontrakten som et levende samarbeidsdokument.

Gjennom å snakke om hvordan teamet skal håndtere «uønskede» situasjoner før de oppstår, reduseres spenningen i den aktuelle situasjonen. Gjennom å være eksplisitt på forhånd gjør teamet det lettere å skape uønsket atferd hos teammedlemmer om til læringsmuligheter. En mulighet til å stadig bli bedre sammen, som et team.

En levende teamkontrakt

Etter å ha inngått en teamkontrakt, er det viktig å jevnlig vende tilbake til den. Det gjelder ved brudd på kontrakten. Men det er like viktig å sikre at teamkontrakten dekker de viktige og riktige tingene for teamet etter hvert som både teamet og omverdenen utvikler seg. Ta frem teamkontrakten jevnlig til faste, avtalte tidspunkt, for å sikre at den er relevant og etterleves.

En teamkontrakt lever godt sammen med teamets helsesjekker, som du kan lese mer om her.

Team Agile brenner for akselerert verdiskapning gjennom supre team. Vil du lære mer om dette, ta kontakt for en uforpliktende prat eller god faglig diskusjon.