Team Canvas hjelper deg til å skape supre team

Supre team

Et supert team opplever gjensidig avhengighet til hverandre i arbeidet mot et felles mål. Teamarbeid er effektivt for å løse komplekse oppgaver fordi teamets samlede kompetanse og erfaringer benyttes best mulig i arbeidet mot et felles mål. For at teamets samlede kompetanse skal utnyttes best mulig, er det viktig å etablere normer og aktivt jobbe med dynamikken i teamet. Her er psykologisk trygghet grunnpilaren. I et psykologisk trygt team har deltakerne en opplevd følelse av at de kan bidra med sine perspektiver uten å frykte negative konsekvenser, (miste jobben, ødelegge forfremmelsesmuligheter osv.).

En teamkontrakt hjelper med å strukturere arbeidet rundt teamets mål, gjennom å legge til rette for en diskusjon omkring hensiktsmessige gruppenormer og gjensidig avhengigheter innad i teamet. Team Canvas er blant de lettest forståelige og tilgjengelige teamkontraktene vi jobber med.

Team Canvas

Team Canvas og Team Canvas Basic er utviklet av Alex Ivanov og Mitya Voloshchuk. Her kan du leser mer om arbeidet og laste ned din kopi. Canvasene er rammeverk som hjelper teamet til å reflektere over og snakke sammen om teamets felles mål og mening, og de «myke» verdiene ved mellommenneskelig samarbeid som man ofte ikke snakker så mye om. Canvasen bidrar til å skape åpenhet, sosial trygghet og gode kjøreregler for hvordan teamet kan fungere og jobbe sammen på best mulig måte.

Team Canvas brukes både for å sikre nye team best mulig «grobunn», men også hvis teamet får nye deltakeren eller for å bedre samhandlingen i teamet eller hvis teamets mål/retning endrer seg vesentlig.

Team Canvas kommer i to ulike versjoner, Team Canvas og Tema Canvas Basic. Sistnevnte er en kortere utgave av Team Canvas. Begge egner seg godt til kick off i nye team, prosjektstart og andre kortsiktige og/eller «for første gang»-aktiviteter. Team Canvas er egnet for team som skal jobbe sammen over lengre tid, fordi den krever at du investerer mer tid i arbeidet. Begge er glimrende å bruke for å «samle teamet» og legge grunnlaget for en ønsket teamkultur over tid.

Denne artikkelen tar for seg gjennomføringen av Team Canvas. Klikk her for gjennomgang av Team Canvas Basic.

Slik lykkes du med Team Canvas

Team Canvas gir en kontekst for teamet. Selve canvasen består av 9 felter med ulike spørsmål/tema. Disse er et utgangspunkt – en samtalestarter – slik at teamet kan uttrykke og bli enig om en felles forståelse av mål, roller og verdier i teamet. Grovt sett består Team Canvas av fire spørsmål eller «områder»:

• Hvorfor er teamet til: verdier og formål
• Hvem består teamet av: styrker, svakheter og behov
• Hva kjennetegner deltakerne: roller, felles og personlige mål
• Hvordan skal teamet samhandle: felles retningslinjer og aktiviteter

Verdt å huske på

Team Canvas strukturerer diskusjoner om teamets mål, roller og verdier. Alle svar er uttrykk for en persons behov eller synspunkt, det er ikke noe rett eller galt. Deltakerne kan utfordre hverandre gjennom å stille åpne spørsmål og tenke gjennom egne standpunkt. Men teamet eier innholdet. Det teamet og deltakerne mener er riktig, er det som er gjelder.

Canvasen må ikke følges slavisk. Gjennomføring, rekkefølge og spørsmål kan tilpasses dersom teamet ønsker eller situasjonen krever det. Prøv Team Agiles oppskrift første gang du gjør øvelsen. Og tilpass gjerne neste gang.

Noen av feltene i canvasen krever at teamet er enige, mens andre setter ord på den enkeltes deltakers behov og ønsker. For Team Canvas bør teamet diskutere og bli enige om felles forståelse teamet for Mennesker og roller, Mål, Formål, Verdier og Retningslinjer og kultur.

Fasilitatorens rolle

Finn en fasilitator. Ofte er dette team-lead, Scrum Master eller smidig coach, men det kan egentlig være hvem som helst – også en utenfor teamet. Rollen skal fasilitere arbeidsøkten for teamet, dvs. skape hensiktsmessige rammer og sikre fremdrift i gjennomføringen.

Gjennomgangen starter med at fasilitatoren kort forklarer hensikten. Deretter gjennomgås feltene i canvasen. Et felt er en økt, som beskrevet under. Spørsmålene leses opp og hver deltaker skriver ned sine tanker og forslag på lapper. Deretter presenterer deltakerne lappene for hverandre. Til slutt diskuterer teamet alle forslagene, enes ved behov og går videre til neste felt.

Fasilitatoren tar tiden på gjennomføringen, og har ansvar for at deltakerne er fokusert og bidrar inn i øvelsene. Dersom noen diskusjoner drar ut eller teamet ikke finner felles grunn, kan diskusjonen parkeres til resten av Team Canvas øvelsen er ferdig. Planlegg et separat møte for å følge opp den uløste diskusjonen så snart som mulig.

Dette trenger du

• Beregne 2-3 timer på Team Canvas inkl introduksjon, avslutning og pauser.
• Et rom plass til alle deltakerne.
• Print Team Canvas i A1-format eller større, evt bruk en stor flipover eller et whiteboard. Dersom arbeidet gjøres digitalt, er f.eks. Miro og Mural gode hjelpemidler.
• Post-it lapper i ulike farger, gjerne en farge pr deltaker
• Tusjer til deltakerne
• Stoppeklokke til å passe tiden

Praktisk gjennomføring

Hver økt starter med at fasilitatoren stiller spørsmålene til gruppen. Deltakerne får et gitt antall minutter til å skriver sine tanker og forslag på post-its. Når tiden er over, presenterer deltakerne sine lapper samtidig som de henges opp på tavlen. Deltakerne bytter på rekkefølgen de presenterer for hver økt.

Etter hvert som deltakerne presenterer lappene, er det ofte like eller sammenfallende lapper. Disse kan henges over hverandre.

Navn og rolle/stilling (People & Roles):

Deltakerne skriver navnet på post-its sammen med forventet rolle på teamet. Hvis en person har flere roller, skriver den en lapp pr rolle. «Jerome, QA og testing”, “Lise, frontend”, “Khalid, Scrum Master” osv.

Dette er et fint startsted for canvasen, fordi alle med enkelhet kan si sitt eget navn og rolle. Her kan det også åpnes opp for «uformelle roller», dvs. forslag som «Thanh: sosial-ansvarlig». Vær oppmerksom på personer med mange roller. Kan det påvirke teamdynamikken, for eksempel bli en flaksehals? Teamet må være enig i rollene som står på tavlen før de går videre.

Spørsmål til deltakerne:

• Hva heter du?
• Hvilke roller har du på teamet?
• Forslag på teamnavn

Gi deltakerne 2-3 minutter på å skrive lapper. Det kan være greit å beregne opptil 10 minutter på øvelsen.

Kjerneverdier (Values)

Deltakerne skriver sine forslag til teamet kjerneverdier, verdier deltakerne skal oppleve i det daglige. Dette er de viktigste prinsippene som skal prege teamets hverdag. «Åpenhet», «Ærlighet», «Klare pucker», «Gjensidig støtte», «Full åpenhet» osv. Det er viktig at teamet enes om felles verdier, slik at hele teamet står inne for det endelige resultatet.

Det er ingen fasit, men teamet bør enes om 4-6 felles verdier alle står inne for. For mange verdier kan «vannet ut» ut effekten av felles verdier. Dersom det er for mange lapper, kan teamet forsøke å slå sammen evt omformulere nesten like verdier til å være dekkende for flere forslag. En slik konsolideringsøvelse kan være tidkrevende og krever tydelig møteledelse. Men det er viktig at deltakerne blir enige.

Spørsmål til deltakerne:

• Hvilke verdier er viktig for deg?
• Hvilke retningslinjer mener du teamet ha?
• Hvilke verdier bør teamet etterleve i det daglige?

Gi deltakerne 4-5 minutter på å skrive lapper. Det kan være greit å beregne 15-20 minutter på øvelsen.

Mål (Common goals)

Deltakerne formulerer forslag til teamets felles mål. «Redusere ventetiden på kundeservice med 25%», «Halvere antall feil oppdaget av kunde innen kvartalet», «Skape den beste tv-opplevelsen i Norden» osv.

For noen team er målet definert på forhånd. Andre team «forhandler» frem målene med nærmeste leder. Mens noen team igjen styrer sin egen hverdag i langt større grad. Bruk likevel tid på å artikulere teamets mål. Sørg for at alle deltakerne kommer til ordet og står inne for formuleringen.

Spørsmål til deltakerne:

• Hva er det vi skal oppnå sammen?
• Hvordan ser suksess ut?
• Hvordan vet vi at vi lykkes?

Gi deltakerne 4-5 minutter på å skrive lapper. Det kan være greit å beregne 15-20 minutter på øvelsen. Tilpass tid til din kontekst uten å la alle diskusjoner dra ut. Flytt de store spørsmålene og diskusjonene til et eget møte.

Personlige mål (Personal goals):

Deltakerne artikulerer sine personlige mål for samarbeidet i teamet. Hva ønsker de selv å lære og få ut av arbeidet. «Bli bedre i Kotlin», «Lære å lytte aktivt», «Bli tryggere på å presentere for kunde» osv.

Hensikten her er å skape et godt klima for samarbeid og læring. Åpenhet rundt egen agenda bidrar til ærlighet i teamet og åpenhet og forståelse for hverandres mål. Slik blir det lettere å ta hensyn til hverandre i hverdagen og sveise teamet sammen. Teamet skal ikke bli enige om hverandres mål, men kjenne til hver andres mål.

Spørsmål til deltakerne:

• Hva er dine personlige mål for samarbeidet?
• Har du en egen agenda du ønsker å dele med de andre?

Gi deltakerne 2-3 minutter til å skrive lapper. Det kan være greit å beregne opptil 10 minutter totalt på øvelsen.

Hensikt (Purpose)

Deltakerne tar et skritt tilbake og reflekterer over målene. Hvorfor planlegger teamet å gjøre det de skal gjøre? «For å sikre at selskapet ikke går konkurs», «Bedre offentlige tjenester gjennom å fjerne manuelle rutineoppgaver», «For å lære og utvikle oss» osv.

Det er ikke noe rett eller galt svar på denne øvelsen, det handler om å artikulere ut et tydelig «Hvorfor». Ofte kan det oppleves utfordrende å skille mellom teamets mål og teamet formål. Målet er ofte en effekt, en forskjell i verden, eller en konkret leveranse. Men formålet forsøker å beskrive «Hvorfor målet er viktig?» Sørge for at hele teamet står inne for formål(ene).

Spørsmål til deltakerne:

• Hvorfor har vi disse målene – hvilken hensikt tjener dem?
• Hva er den bakenforliggende årsaken til at vi jobber mot dette målet?

Gi deltakerne 3-5 minutter til å skrive lapper. Det kan være greit å beregne 10-15 minutter totalt på øvelsen.

Styrker og kompetanser (Strengths & Assets)

Deltakerne skriver ned sine kompetanser og ferdigheter. Her inkluderer vi kompetanser, erfaring og og kunnskapen som trengs for å at teamet skal komme i mål («brukertesting», «Koding/React», «markedsføring» osv.). Og videre inkluderer vi sosiale ferdigheter, som i større grad handler om personlige egenskaper og kompetanser («gjennomføre triatlon», «spille i band», «energisk» osv.)

Begge deler er med på å belyse den enkeltes person og personlighet, som individer og som en del av teamet. Denne øvelsen krever ingen enighet. Hensikten er at deltakerne blir kjent med hverandre.

Spørsmål til deltakerne:

• Hvilke styrker og kompetanser har du som vil hjelpe teamet å nå målet?
• Hvilke mellommenneskelige egenskaper har du?
• Hva er vi gode på, både som individer og som team?

Gi deltakerne 3-5 minutter til å skrive lapper. Det kan være greit å beregne 10-15 minutter totalt på øvelsen.

Svakheter og utviklingsområder (Weaknesses & Development Areas)

Deltakerne skriver ned sine egne, personlige svakheter og utviklingsområder, i tillegg til utfordringer de mener teamet må håndtere sammen. «Blir lett distrahert», «Sur hvis sulten», «Kan lite om skyinfrastruktur» osv.

Hensikten er å si noe om hva resten av teamet kan forvente av hverandre. Det er ikke en diskusjon om hverandres punkter, men en stadfesting av at vi alle er mennesker som lærer og utvikler oss. Denne øvelsen krever ingen enighet. Hensikten er at deltakerne blir kjent med hverandre.

Spørsmål til deltakerne:

• Hvilke svakheter og forbedringsområder har vi, individuelt og som et team?
• Hva bør de andre teammedlemmene vite om deg?
• Ser du noen hindringer som du tenker vi bør håndtere allerede nå?

Gi deltakerne 3-5 minutter til å skrive lapper. Det kan være greit å beregne 10-15 minutter totalt på øvelsen.

Behov og forventninger (Needs and Expectations)

Deltakerne skriver forventninger og behov som er nødvendig for å lykkes. Denne øvelsen følger opp de to foregående øvelsene om styrker og svakheter. Øvelsen hjelpe deltakerne til å sette ord på det de trenger for å best utnytte sine sterke sider og samtidig ta høyde for sine utviklingsområder. Noen eksempler kan være «Trenger å jobbe minst 3 timers uavbrutt for å jobbe effektivt», «Må spise hver andre time», «Ukentlig samling om mål og oppgaver» osv.

Hensikten her er å skape åpenhet om de forutsetningene som gjør at deltakerne best kan fungere som et godt team. Denne øvelsen krever ingen enighet. Hensikten er at deltakerne blir kjent med den enkeltes personlige behov og forventninger.

Spørsmål til deltakerne:

• Hva trenger du for å bli den beste versjonen av deg selv?
• Hvordan jobber du mest mulig effektivt?
• Hvordan kan resten av teamet spille deg god?

Gi deltakerne 3-5 minutter til å skrive lapper. Det kan være greit å beregne 10-15 minutter totalt på øvelsen.

Regler og Aktiviteter (Rules & Action Points)

Deltakerne skriver nå felles kjørereglene for teamets samarbeid. Både de som er viktig for en selv og som en ønsker at teamet som helhet tar hensyn til. «Felles kontordag mandag, onsdag og fredag», «Ingen forstyrrelser mellom 12-15», «Alle sier unnskyld ved overtramp», «Felles deltakelse på demo», «Sosial samling en gang i måneden» osv.

Dette er den siste sesjonen i Canvasen. Prøv å tenke på denne øvelsen som resultatet av de foregående øvelsene. Hensikten her er å sette ord på det teamet må gjøre, sette i stand eller begynne med for å etterleve og oppnå innholdet fra de foregående øvelsene. Denne sesjonen krever at deltakerne er enige og omforent om de felles kjørereglene for teamet.

Spørsmål til deltakerne:

• Hvilke felles kjøreregler må på plass for å etterleve det vi nå har blitt enige om?
• Hvordan kommuniserer og deler vi mest mulig effektivt informasjon?
• Hvordan tar vi beslutninger som en gruppe?
• Hvordan kommer vi best i gang med arbeidet?
• Hvordan jobber vi som en gruppe med læring og forbedring?

Gi deltakerne 4-5 minutter på å skrive lapper. Det kan være greit å beregne 15-20 minutter på øvelsen.

Avslutning

Gå raskt gjennom canvasen og repeter alle punktene det er enighet om etter de ulike øvelsene. Be deltakerne kort reflektere over hva de har lært i løpet av arbeidsøkten. Heng opp canvasen (eller lenk opp til den) fra et sted som er synlig for teamet i hverdagen.

Repetisjon og fornyelse.

Sett Team Canvas på agendaen for teamet et par dager etter at den ble inngått. Hensikten er å sikre at alle på teamet fortsatt er enige, eller om det er behov for endringer. Canvasen er teamets felles rettesnor og et levende dokument som alle deltakerne i teamet eier og etterlever. Teammedlemmene er alle ansvarlige for at de selv og resten av teamet etterlever verdiene og kjørereglene de selv har vært med å lage for teamet.

For å sikre at kjørereglene er levnede og relevante, bør canvasen oppdateres eller fornøyes med jevnlige mellomrom. Kanskje et par ganger i året, og dersom teamet får nye medlemmer.

Hensikten er ikke selve dokumentet, men å sikre at teamet hele tiden å være enige om teamet felles kjøreregler og normer. Gjennom å oppleve gjensidig avhengighet og tillit til hverandre, vil teamet bli et godt arbeidssted for deltakerne. Samtidig som teamet samarbeider effektiv mot sitt felles mål.

Team Agile brenner for akselerert verdiskapning gjennom supre team. Vil du vite mer om team, teamdynamikk og samarbeid – ta kontakt.