Slik evaluerer du psykologisk trygghet

Hvordan måler vi psykologisk trygghet?

Psykologisk trygghet er teamets «kulturelle grunnmur». Tryggheten teammedlemmene praktisk føler i hverdagen gir rom for å utfordre, gi tilbakemeldinger og prøve nye ting, som Amy Edmondson presiserer det. Ofte kan slike sosiale aktiviteter oppleves som risikofylt for den som gjør det. Sosiale barrierer hindrer nye ideer, som igjen hindrer både individuell og organisasjonslæring. 

Men hvordan måle psykologisk trygghet i et team? Det første tipset er å reflektere selv over egne frykter og handlinger. Deler eller holder du informasjon tilbake? Hvis du er leder og tenker at du ofte holder igjen informasjon er dette et signal du viser omverdenen, og gir rom for utvikling.

Amy Edmondson har syv spørsmål som hun mener man kan stille for å danne seg et bilde, men vi ønsker å dele praktiske erfaringer og litt andre verktøy som er nyttige i tillegg. Når vi måler psykologisk trygghet i team, bruker vi metoder som observasjoner, samtaler og intervjuer, tilbakemeldinger og spørreundersøkelse. En kraftfull kombinasjon er å både se hva folk gjør, og å spørre dem om hvordan de opplever ulike situasjoner. Og ikke minst vet vi at det er helt nødvendig at ledere selv jobber med ytringsklimaet og går foran som et godt eksempel ved å eksplisitt be om tilbakemeldinger, være inkluderende, åpen og vise sårbarhet.

Hvilke spørsmål stiller man?

Artikkelen gir deg en del eksempler på spørsmål og temaer som er viktige for å ha psykologisk trygghet. Den viser deg også hvordan du gjennomfører en kartlegging i praksis med verktøy, tips og triks. Vi samlet en brutto-spørsmålsliste over spørsmål som du kan stille til teamet i Google-forms, basert på egne erfaringer av hva som funker. Merk at vi har tatt med mange spørsmål, og flere varianter av samme type spørsmål, slik at du kan klippe, lime og tilpasse dem til ditt team.

Videre går vi litt nærmere på de ulike teamene og eksempel på spørsmål vi mener man kan bruke for å måle psykologisk tryggheten i team.

Teamets “feel”

Det er ofte lurt å starte lett og enkelt, og stille spørsmål rundt “teamets feel”. Dette er spørsmål om oppfatninger av teammiljøet, følelser av trygghet og tillit. Eksempel på slike spørsmål er:

• Er det god stemning, lave skuldre?
• Er det et bra samarbeid mellom folk i teamet?
• Er mine unike evner og ferdigheter verdsatt og utnyttet?

Sørg for et inkluderende arbeidsmiljø i praksis

For å dra nytte av mangfold og ulike perspektiver må psykologisk trygghet være til stede. Det å kunne dra nytte av mangfoldet gir en bredere forståelse av problemer og en større variasjon av ideer og løsninger. Å bli bevisst hvor mangfoldig og ulike man er i et team er en fordel, slik at dette kan jobbes med i praksis. For eksempel kan nyansatte eller juniorer la være å dele meningen sin i frykt av å virke inkompetent eller å få kritikk fra andre. Dette må adresseres slik at alle på teamet kan dele og bidra aktivt i diskusjoner. Her er eksempler på spørsmål om mangfold:

Forslag, innspill, kommentarer og utfordringer

Å lansere ideer kan oppleves utrygt, hvis de andre teammedlemmene stadig reagerer med stillhet, uvilje til senere å støtte ideer eller beskyldninger om sløsing av andres tid. Det kan også være essensielt å si fra, komme med innspill, kommentarer og utfordre, om man for eksempel ser at teamet eller et teammedlemmer går i feil retning, eller har en dårlig ide.
Eksempel på slike spørsmål er:

• Er det uproblematisk å komme med innspill og forslag eller utfordre “status quo”?
  • Selv om andre ikke deler min oppfatning
  • Selv til personer som har lengre og mer erfaring eller makt enn meg
  • Selv om det betyr å gå utenfor “komfortsonen”
  • Selv om det resulterer i mer arbeid, endring av planen o.l

Feil, konflikter og risiko

Vi anbefaler også å stille spørsmål om hvordan teamet håndterer feil, konflikter og om det er trygt å ta risiko. Ved å kartlegge ved spørsmål, eller å observere hvordan teammedlemmer håndterer feil og konflikter, får man en innsikt i dynamikken på teamet.
Det finnes mye forskning som undersøker sammenhengen mellom håndtering av feil og psykologisk trygghet i team og på arbeidsplassen. Noen kjennetegn ved organisasjoner som aktivt jobber med nytenkning og skaper flere ideer, har blant annet en åpenhetskultur der det er trygt å feile. Det finnes også noe forskning som undersøker sammenhengen mellom psykologisk trygghet og konflikthåndtering. Team som har høy psykologisk trygghet, er bedre rustet til å håndtere konflikter på en konstruktiv måte, ved å åpne opp for diskusjoner om feil og utfordringer uten å frykte negative konsekvenser.

Eksempel på spørsmål for å avdekke hvordan teamet håndterer feil, konflikter og risiko er:

• Er det lov å feile?
• Er det greit å misforstå, uten latterliggjøring negative kommentarer o.l
• Lærer teamet av feilene de gjør?
• Deler teamet eller teammedlemmene feilene sine?
• Blir ideer omfavnet?
• Fører nye ideer til konflikt?
• Er det trygt å ta risiko?

Autonomi, motivasjon og engasjement

Psykologisk trygghet og autonomi kan jobbe sammen for å øke produktivitet, trivsel og engasjement. Autonome team refererer til team som har en høy grad av selvledelse, selvstyring og frihet i beslutningstakingen sin. Forskning har vist at teammedlemmene i autonome team oftere opplever høy grad av psykologisk trygghet og tilhørighet, og at dette igjen kan føre til høyere kreativitet og produktivitet i teamet. Eksempel på spørsmål som kartlegge graden av teamets autonomi, motivasjon og engasjement er:

• Er det et autonomt team (selvledet, selvstyrt og selvforsynt)?
• Er teammedlemmene generelt motiverte og engasjerte?
• Har teamet og teammedlemmene innflytelse (effekt/endring)?
  • I teamet
  • I resten av organisasjonen

Høytpresterende team har psykologisk trygghet

Psykologisk trygghet har de siste årene blitt trukket frem som den viktigste faktoren bak høytpresterende team. Psykologisk trygghet handler ikke om å senke kravene, men om å skape forutsetninger for å nå målene mest mulig effektivt med best mulig resultater. Psykologisk trygghet er en konkret og opplevd tilstand som er nødvendig for at teamet skal fungere effektiv. Det er ikke et mål i seg selv, men en forutsetning for og effekt av et best mulig miljø i teamet. Det kan derfor være nyttig å stille seg spørsmålet om teamets prestasjonsnivå, for eksempel i følgende spørsmål:

• Jeg er fornøyd med teamets prestasjoner
• Teamet er produktivt og effektivt, altså de leverer målbare effekter og resultater
• Teamet følger opp og måler tilfredshet hos bruker, kunder og ledere, og scorer høyt
• Det er kontinuerlig vekst, innovasjon og kvalitetsforbedring i teamet

Videre tips til innsamling av data

Data og innsikt er grunnleggende for å kunne måle, følge opp og forbedre psykologisk trygghet. Som nevnt over kan man bruke ulike metoder og en kombinasjon er ofte det beste. Vi bruker oftest observasjon, intervjuer og tilbakemeldinger i praksis fordi det er lav terskel å gjennomføre og gjør at man raskt kan gå fra tanke til handling. Altså at vi jobber med å løse konkrete problemer, sammen med team eller ledere.

Uansett hvilken metode du velger, er det viktig å sørge for at dataene samles inn på en konfidensiell og trygg måte. For at teammedlemmene føler seg komfortable med å dele sine oppfatninger og erfaringer uten må de være trygge på at deres personlige mening ikke deles med andre.

Senk terskelen for å delta

Det er ofte en utfordring å få folk til å svare på undersøkelser regelmessig. Her er noen tips som kan hjelpe:

• Bruk et format som gjør det lite tidkrevende å svare – enkleste vei til mål
• Gjør undersøkelsen anonym: særlig i team med lav psykologisk trygghet er det hensiktsmessig å kunne gi svar anonymt da det senker terskelen for å gi svar
• Vær tydelig på hensikten med undersøkelsen: forklar hva psykologisk trygghet er og hvordan det er viktig slik at alle forstå hvorfor vi fokuserer på det (Hint: det handler ikke så mye om kos, høy trivsel og chill)
• Forklar bruken av resultatene: skal de deles med noen, i så fall hvem, eller er de kun for teamet

Positive utsagn/påstander

I både intervju og spørreundersøkelser er det best å bruke positive utsagn og påstander fordi det gir folk en positiv opplevelse av å delta. I tillegg kan negative utsagn og påstander være mer utydelige og uklare som kan føre til unøyaktige svar. Positive utsagn og påstander derimot er ofte enklere og mindre følelsesladet, og kan sikre at respondentene gi ærlige og mer nøyaktige svar. 
Når du spør teammedlemmer om psykologisk trygghet, anbefales det generelt å bruke positive utsagn for å skape et støttende og ikke-truende miljø for respondentene. Dette kan også fremme åpenhet og oppmuntre teammedlemmer til å dele tanker og følelser uten frykt for dom eller represalier.

Hvorfor velger man å “sitte på gjerdet”?

Vi anbefaler også i en samtale, et intervju eller spørreundersøkelse, og avdekke og grave litt i hvorfor man i enkelte situasjoner la være å komme med innspill, stille spørsmål, si fra eller utfordre.
Her kan grunnene være mange. For det første, kan det være frykt for en eller flere dominerende personer på teamet. Her kan alder, senioritet og maktposisjon spille inn. For eksempel, om man er i en posisjon hvor en mer senior på teamet har innflytelse på bonusutbetaling og forfremmelse bidrar dette muligens inn og gjør at man lar vær å si ifra.
For det andre kan det eksisterer en kultur der man kun får lov å uttale seg om saker dersom man har gode argumenter som er begrunnet i tung fakta og forskning. I kunnskapsbedrifter og i bransjer i kontinuerlig endring, må man kunne delta i diskusjonene og komme med innspill, selv om man ikke har lest og har innsikt i all litteratur og "hyper" på området.

For det tredje kan det være mangel på motivasjon og engasjement, som gjør at man ikke “gidder” å si fra eller utfordre? Den manglende motivasjonen og engasjementet kan bunne i at teamet eller medlemmet ikke har noe innflytelse. Hvorfor skal man bruke energi på å si fra eller utfordre om det ikke noe effekt uansett? Alternativt kan den opplevde manglende motivasjonen og engasjementet, være fordi teamet har en eller flere av typen som er konfliktsky og misliker å utfordre, og heve stemmen.
Hva man avdekker her er avgjørende for hvordan man skal jobbe og forbedre den psykologiske tryggheten ytterligere.

Åpne spørsmål

I et intervju, en samtale eller spørreundersøkelse, er det også lurt å ha noen åpne spørsmål, slik at teammedlemmene kan gi litt mer utfyllende svar. Eksempel på åpne spørsmål som kan brukes: 

• Kan du gi et eksempel på en gang du følte at teamet ikke støttet forskjellig perspektiver?
• Er det noe teamet kan gjøre for å forbedre den psykologiske tryggheten ytterligere?

Det siste spørsmålet kan bidra til mulige fremtidige tiltak for teamet.

Hvor ofte samler vi inn data?

Start med å spørre hva målet med undersøkelsen er. Hvor ofte trenger du innsikt og data for å kunne jobbe mot dette målet? I noen team eller produktområder bestående av mange team tar man såkalte “temp check” 2-3 ganger i året, mens man i andre team følger ukentlig med på teamets “helsemetrikker”. Jobber teamene i sprinter, har vi erfart at man ofte gjennomfører en undersøkelse hver 3 uke i forbindelse med retrospektiv. Her finnes ingen fasit, og man bør prøve seg frem.
En god tommelfingerregel er at desto hyppigere, desto kortere undersøkelse. Dersom du måler ukentlig er det neppe hensiktsmessig å ha å mer enn 2-3 spørsmål.
Som oppstart på et større arbeid, kan du gjerne bruke en lengre undersøkelse for å få en bredere og bedre datagrunnlag. Det er viktig å huske at psykologisk trygghet ikke er en statisk faktor, men heller en kontinuerlig prosess som må opprettholdes og forbedres over tid. Ved å måle psykologisk trygghet i teamet, kan du identifisere områder der forbedringer kan gjøres, og dermed bidra til å skape et mer positivt og effektivt teammiljø.

Hvordan samle inn data?

Ta utgangspunkt i formålet, og velg et enkelt verktøy som passer. Spørsmålene bør kunne besvares både fra mobil og desktop.
Vi i Team agile har erfaring med følgende:

• Typeform, Google form og Microsoft Forms med muligheter for komplekse undersøkelser og «avanserte» skjemaer
• Mentimeter vil normalt gi gode data på enkle skjemaer og færre spørsmål og kan skape rom for diskusjon om temaene i et felles møte eller workshop
• Slack – 2-3 spørsmål som automatisk stilles til teammedlemmene regelmessig. For eksempel svarer man med “tommel opp” og “tommel ned” eller terningkast

Vil du vite mer?

Har du spørsmål om psykologisk trygghet, verdiskaping i team eller hvordan du kan akselerere verdiskapingen? Vi elsker å lytte, dele og møte nye mennesker. Vi har mer enn 20 års erfaring som smidig coacher og teamarbeid. Ta kontakt så drikker vi kaffe!