Slik måler og forbedrer du psykologisk trygghet i teamet

Psykologisk trygghet er en forutsetning for at mennesker tør å dele ideer, stille spørsmål eller løfte bekymringer på jobben. Man vet at det er til stede når kollegaer stoler og respekter hverandre, på en oppriktig måte.

I denne artikkelen lærer du mer om hvordan du kan måle og forbedre psykologisk trygghet i teamet ditt.

Psykologisk trygghet for mer innovasjon

Psykologisk trygghet betraktes som «den kulturelle grunnmuren» i et team og en forutsetning for innovasjon og nytenking. Nettopp denne tryggheten gir rom for å utfordre, gi tilbakemeldinger og eksperimentere. Slike sosiale aktiviteter kan oppleves som risikofylt for den som gjøre det, fordi det er en måte å utfordre det etablerte på. Et eksperiment som feiler, kan potensielt sette involverte i et dårlig lys. Dette hindrer mange i å komme med ideer, som igjen hindrer både individuell læring og organisasjonslæring som en oppsummeringsartikkel har påpekt.

Psykologisk trygghet er ikke et nytt konsept, men har blitt populært de siste årene og trekkes frem som den viktigste faktoren bak høytpresterende team. To sentrale bidrag til dette er Googles forskning på høytpresterende team, og forskningen til Amy Edmondson – forskeren «bak konseptet». Hun har gitt ut flere bøker og forskningsartikler om temaet. I 2018 publiserte hun boken The Fearless Organization.

Dette kjennetegner de som lykkes med psykologisk trygghet

Edmondson beskriver noen kjennetegn ved organisasjoner som aktivt jobber med nytenkning og skaper flere ideer: de har en åpenhetskultur og det er trygt å feile. I disse organisasjonene lytter lederne aktivt, de stiller spørsmål og sier «Jeg vet ikke» når de ikke vet. Lederne erkjenner sin egen feilbarlighet og oppfordrer de ansatte til å feile! Lederne omformulerer utfordringer til læringsmuligheter. I tillegg følger de opp gjennom målinger hvordan medarbeidere opplever psykologisk trygghet i sitt team. Google har laget noen fine verktøy du som leder kan ta i bruk for å aktivt bygge psykologisk trygghet i ditt team.

Slik måler og jobber du med psykologisk trygghet i teamet

Data og innsikt er grunnleggende for å kunne følge opp og forbedre psykologisk trygghet. I boken om temaet har Edmondson syv spørsmål hun anbefaler for å måle teamets psykologiske trygghet for å danne seg et bilde av trygghetsnivået i teamet.

Å forbedre psykologisk trygghet kan gjøres som et ledd av en retrospektiv eller læringssesjon, hvor teamet forbedrer arbeidsprosesser eller samarbeidet innad teamet. Psykologisk trygghet krever fokus og innsats over tid, og hele tiden mange små forbedringer som teamet selv tar ansvar for.

For å sikre suksess i teamet anbefaler Team Agile at du tar disse stegene og kommer i gang:

Steg 1: Velg en fasilitator eller ta ansvaret selv

For at prosessen skal gjennomføres på en god måte hvor alle føler seg respektert og ivaretatt må en ta ansvar for fasilitering. Det sikrer gjennomføring og forpliktelse over tid. Fasilitatoransvaret kan også rulleres mellom deltagerne. Fasilitatoren har ansvar for at det kalles inn til møte, forbereder verktøy og setter seg inn i tematikken for å introdusere teamet til formålet, gjennomføring og oppfølging.

Steg 2: Gi en kort introduksjon til konseptet og formålet med målingen

Book tid til møtet og sett sammen en liten oppsummering av hva psykologisk trygghet er. Si litt om hva som kjennetegner miljøer med psykologisk trygghet og hvilke resultater det potensielt kan skape. Gi også en praktisk introduksjon til hvordan det skal gjennomføres og følges opp i etterkant.

Steg 3: Skap trygge rammer for deltakelse

En forutsetning for at teammedlemmene er trygge og tør å dele er at de føler seg ivaretatt, at man bryr seg om hverandre og har et ønske om å forbedre teamet. Et enkelt grep å få folk til å kjenne seg inkludert er å gjøre en «innsjekk» og bli enige om kjøreregler for møtet. En innsjekk gir alle muligheten til å snakke i starten av møtet og øker deltakelsen. Vanligvis så gjøres det ved å følge en enkel mal – en starter ved å si hva man heter og å beskrive sin egen følelse med 1 ord (glad, trist, redd, sint osv.) og avslutter med å si «jeg er sjekket inn». De andre responderer med «velkommen». Du kan lese om Innsjekk her.

For tydelige rammer for teamarbeid anbefaler Team Agile anbefaler å gjøre en «Team Canvas» slik at man er samkjørt om hvilket mål man jobber mot og definerer noen kjøreregler for samarbeid.

Steg 4: Samle inn data

For å skjønne hvordan teammedlemmer fører seg trygge, psykologisk sett stiller man 7 enkle spørsmål som man er enig eller uenige i på en skala fra «helt uenig» til «helt enig».

• Hvis du gjør en feil på dette teamet, så brukes det mot deg
• Medlemmene i dette teamet kan løfte frem problemer og vanskelige temaer
• Folk i teamet avviser hverandre av og til for å være annerledes
• Det er trygt å ta risiko på dette teamet
• Det er vanskelig å spørre andre på teamet om hjelp
• Ingen på teamet ville bevisst opptrådt på en måte som undergraver min innsats
• Når jeg jobber med andre på teamet er mine unike evner og ferdigheter verdsatt og utnyttet

Bruke Mentimeter eller tilsvarende verktøy til å samle inn data. Da får man opp et felles bilde av nivået av psykologisk trygghet som grunnlag for en felles samtale om temaet. Hva betyr disse resultatene for oss? Hvorfor får vi dette resultatet?

Steg 5: Jobb med forbedring

For å ta tak i det som forårsaker utrygghet i teamet anbefaler Team Agile å ta tak i temaer som kan øke tryggheten i teamet. Det kan gjøres gjennom øvelsen «Skap trygghet» slik: Fasilitatoren ber først alle om å tenke gjennom årsaker til hvorfor man ikke er trygg i teamet og alle noterer individuelt på post-it lapper i 3-5 minutter. Lappene samles inn, henges opp og grupperes etter tema. Så stiller fasilitatoren spørsmålet: «Sett deg i skoene til en som ikke føler seg trygg på å ta opp noen temaer. Hva kan være årsakene? Skriv disse på en post-it lapp og heng den opp på tavlen».

Teamet grupperer og samler lapper etter temaer. Still spørsmålet: “Tenk på noe du kan gjøre for å forbedre situasjonen. Skriv det på en annen farget post-it lapp og heng den ved siden av årsaken». Hver deltaker får 3-5 minutter til å tenke gjennom forslag.

Les opp alle lappene og ha en styrt samtale om disse – hva kan vi begynne med i dag? Gi alle 3 stemmer og jobb med 1-2 av de forslagene med flest stemmer.

Steg 6: Finn en ansvarlig og en frist

Til neste møte har 1 ansvar for at man tar tak i tiltaket og rapportere en kort oppdatering på det til neste møte, innen en gitt frist. Dette sikrer gjennomføring og forpliktelse til å jobbe med forbedring, på kontinuerlig basis. Det viktigste er at tiltakene iverksettes og følges opp for da gir det mening å måle på nytt etter noen uker.

Steg 7: Book neste møte – og mål på nytt

Innen 4 uker så kaller fasilitatoren inn til nytt møte om psykologisk trygghet – og starter på toppen igjen hvis teamet har fått nye medlemmer. Ellers kan man gå rett på Steg 3 og fortsette derfra. Over tid kan man følge en trend og se hvordan forbedringstiltak påvirker nivået av psykologisk trygghet i teamet.

Trenger du hjelp til å komme i gang med arbeidet, ta kontakt med Team Agile på hei@teamagile.no

Tips om du vil lære mer:

• Slik feirer du feil av Team Agile
• Building a psychologically safe workplace, TED talk av Amy Edmondson
• The Fearless Organization: Creating Psychological Safety in the Workplace for Learning, Innovation, and Growth, bok av Amy Edmondson
• Measuring psychological safety, Richard McLean på Medium.com
• Tool: Foster psychological safety, re:work by Google