Fra friksjon til flyt - Slik gir du tilbakemeldinger som virker

Tilbakemeldinger i tverrfaglige team: Nøkkelen til godt samarbeid

Tverrfaglig samarbeid – altså teamarbeid – er en effektiv måte å løse komplekse problemer på. Og skal vi tro tallene fra DigDir, jager hele offentlige og trolig også private sektor, etter å lykkes med teamorganisering og tverrfaglig samarbeid. En kunnskapsarbeider i dag bruker 50% mer av tiden sin på samarbeid, sammenlignet med for 20 år siden.

I en arbeidsverden hvor stadig flere oppgaver løses i samarbeid, blir evnen til å gi og motta tilbakemeldinger avgjørende. En studie av Bresman & Edmondson (2022) viste at tverrfaglige team er mer innovative enn homogene team – men også at de kan oppleve mer konflikt. Nøkkelen til å lykkes er å kalibrere forventninger, følelser og atferd gjennom gode tilbakemeldinger. Derfor er tilbakemeldinger et av de viktigste verktøyene vi har for å utvikle godt samarbeid og sikre at teamene presterer på sitt beste.

Hvorfor tilbakemeldinger ofte går galt

Har du noen gang fått en tilbakemelding som satt seg i kroppen som et ubehag? Eller kanskje du har gitt en tilbakemelding som ble dårlig mottatt, og som gjorde at du kviet deg for å gi flere? Det er ikke tilfeldig – hjernen vår er programmert til å reagere på sosiale trusler.

Forskning viser at hjernen ofte opplever tilbakemeldinger som en trussel. Når vi får kritikk, aktiveres amygdala, hjernens alarmsystem, som kan trigge en "fight-or-flight"-respons. Dette betyr at mottakeren enten går i forsvar eller trekker seg unna – heller enn å ta inn innholdet og bruke det konstruktivt.

Måten vi gir tilbakemeldinger på, faller ofte i én av to kategorier

• For indirekte og myke – slik at hjernen ikke engang oppfatter det som en tilbakemelding.
• For direkte og konfronterende – noe som trigger forsvarsmekanismer og får mottakeren til å lukke seg.

I begge tilfeller blir samtalen ofte ukomfortabel, og budskapet når ikke fram slik det var ment.

Derfor trenger vi en enkel hjernevennlig måte å gi tilbakemeldinger på som faktisk virker!

Hjernevennlige tilbakemeldinger: Firetrinnsmodellen

Basert på forskning av LeeAnn Renninger og LifeLabs Learning, kan vi følge en enkel firetrinnsmodell for å sikre at tilbakemeldinger blir godt mottatt og skaper verdi.

1. Start med et mikro-ja

Første trinn i modellen handler om å innlede samtalen med et enkelt, men viktig spørsmål. Dette signaliserer til mottakeren at tilbakemelding er på vei og gir en følelse av autonomi, siden de kan velge å si ja eller nei.

Disse spørsmålene hjelper med å styre tempoet i samtalen og gjør at mottakeren blir mer åpen for tilbakemelding.

2. Gi en konkret observasjon

Neste steg er å være spesifikk om hva du så eller hørte, uten tolkninger eller vage uttrykk – såkalte "blur-ord" som kan bety forskjellige ting for ulike personer.

Eksempler på vage uttrykk med bruk av «blur-ord»:

• "Du må være mer proaktiv i møtet"
• "Du er treg"
• "Jeg føler jeg ikke får all informasjon jeg trenger"

Forsøkt å være mer spesifikk og konkret når du beskriver observasjonene dine

Dette gjelder også for positiv tilbakemelding.

Jo mer spesifikk du er, desto lettere blir det for mottakeren å forstå hva som var bra og hvordan de kan gjenta eller forbedre atferden.

3. Forklar konsekvensene

Dette steget handler om å beskrive hvordan det som skjedde påvirket deg eller arbeidet ditt – enten positivt eller negativt. Når vi gir en konsekvens, skaper vi en logisk sammenheng som hjernen setter pris på.

Husk å snakke for deg selv – ikke på vegne av andre.

4. Still et åpent spørsmål

For å avslutte tilbakemeldingen på en god måte, bør du stille et åpent spørsmål som inviterer til refleksjon og dialog.

Dette skaper en samtale fremfor en monolog, og gir mottakeren mulighet til å reflektere og bidra til løsninger. Det handler ikke om å dvele ved fortiden, men om å finne måter å forbedre fremtiden på.

Gi flere positive tilbakemeldinger

Forskning viser at høytpresterende team gir seks ganger så mange positive tilbakemeldinger sammenlignet med et gjennomsnittlig team. Dette er ikke tilfeldig – positive tilbakemeldinger skaper trygghet, øker motivasjon og forsterker ønsket atferd.

Takke for tilbakemeldinger

Å takke for tilbakemeldinger er viktig – både når vi får ros og når vi får konstruktiv tilbakemelding.

Dette viser at du verdsetter tilbakemeldingen, skaper en åpen samtale og gir mulighet til å forstå hverandres perspektiver bedre.

Hvordan tar vi dette i bruk?

• Gi flere positive tilbakemeldinger! De beste teamene gir seks ganger så mange positive tilbakemeldinger som negative.
• Si takk! Signaliser at du verdsetter tilbakemeldinger, selv når du ikke er enig.
• Tren på det! Tilbakemeldinger er ferskvare. Gi dem så raskt som mulig, og ikke vent i uker eller måneder.

🔥 Utfordring til deg:

• Test firetrinnsmodellen i din neste tilbakemeldingssamtale
• Reflekter over hvordan samtalen endret seg
• Del gjerne dine erfaringer!

Lykke til med å gi tilbakemeldinger som virker! 🚀