Akselerert verdiskapning gjennom forsterket psykologisk trygghet

Slik kommer du i gang med psykologisk trygghet i teamet ditt

Team Agile brenner for akselerert verdiskapning gjennom effektive team. For at et team er effektivt må de dele normer – måter å løse oppgaver på og få dynamikken til å fungere godt. Psykologisk trygghet er en viktig forutsetning for å lykkes med dette. Vi forklarer hver det er og deler konkrete tips for å komme i gang. Dermed kan du skape de beste forutsetningene for effektive team og akselerert verdiskapning.

De fleste tar feil flere ganger om dagen

De færreste liker å ta feil. Vi liker å fremstå som vi har alle svarene og føle at vet, kan og bidrar, både på jobb, blant venner og familie. Helt fra barneskolen av er vi lært opp til at vi skal ha rett. Og i nesten alle samfunnsinstitusjoner vi tar del i som voksne – som på universiteter, høyskoler og i arbeidslivet – handler det og om å ha rett.

Er du litt i tvil, sier du? Tenk tilbake på sist valgkamp. Hørte du noen gang en politiker uttrykke usikkerhet eller innrømme feil? Det er ikke fordi politikerne aldri gjør feil. For det å ta feil er helt vanlig – de fleste gjør det flere ganger om dagen. Trolig handler det om at politikerne forventer en politisk oppside ved å ha rett. Akkurat som det er helt vanlig å forvente en oppside ved å ha rett og vite alle svarene.

Det paradoksale i dette er at holdningen om å aldri ta feil er en trussel mot verdiskapningen. Vi må slutte å anta og handle ut fra en antakelse om at vi vet alle svarene.

Feil gir læringsmuligheter

De fleste av oss jobber med å løse komplekse oppgaver – oppgaver som kan løses på mange forskjellige måter. Hver løsning kan gjøre situasjonen litt bedre eller litt verre. Oppgaver som «Hvordan kan vi redusere fraværet i videregående skole?», «Hvordan kan vi forbedre kundetilfredsheten blant reisende?», «Hvordan kan vi redusere saksbehandlingstiden på klagesaker?» og «Hvordan kan vi hjelpe tv-seerne å finne nytt innhold?» er alle eksempler på oppgaver som kan løses på utallige måter. Det finnes ikke Ett Riktig Svar, men en rekke løsninger som til sammen kan forbedre situasjonen.

I møte med komplekse oppgaver er det umulig å ha rett hele tiden fordi det ikke finnes ett riktig svar. Det gir ikke mening å basere seg på at «Det å ha rett og vite alle svarene» er et ideal. Vi er avhengig av å prøve, feile og lære oss frem til hva som fungerer, for til slutt å kunne lykkes. I møte med usikkerhet og uforutsigbarhet er det avgjørende å se på feil som læringsmuligheter, ikke nederlag. Og da er vi avhengig av et samarbeidsmiljø og -klima som bygger oppunder nettopp dette. For å lykkes i et klima preget av stor usikkerhet og kompleksitet, er psykologisk trygghet avgjørende for å trives.

Psykologisk trygghet

Psykologisk trygghet har sitt «opphav» for over tjue år siden. Men konseptet har fått fornyet aktualitet de siste årene gjennom flere studier og bøker. Ikke minst har konseptet fått økende fokus når mye handler om digitalisering og globalisering. Det er i seg selv trender som bidrar til økt kompleksitet, usikkerhet og uforutsigbarhet.

Psykologisk trygghet er kjernen i høytpresterende team

Selv om konseptet psykologisk trygghet har blitt diskutert i forskningsmiljøer i noen år ble det ikke aktualisert før i 2016. Da publiserte New York Times Magazine resultatene fra en flerårig studie om hvorfor noen team presterer bedre enn andre. Studien ble kalt Aristoteles, med referanse til Aristoteles’ sitat om at «helheten er større enn summen av delene». Gjennom å undersøke 180 tverrfaglige Google-team forsøkte studien å forstå hva som kjennetegner de beste teamene.

Antagelsen var at høytpresterende team var et resultat av teamets sammensetning. Men studiene viste at hverken erfaring, IQ, personlighetstrekk, ferdigheter eller faglig forklarte hvorfor noen team presterer bedre enn andre. Forskerne fant svaret først da studien endret fokuset fra hvem som var i teamet, til hva teamet gjorde.

De oppdaget at nøkkelen til å utvikle effektive team lå i gruppens atferd og normer. En egenskap skilte seg særlig ut – teamets evne til å skape psykologisk trygghet. Psykologisk trygghet utgjorde selve fundamentet for de andre funnene i studien: pålitelige kollegaer, tydelige mål, meningsfullt arbeid og opplevelsen av meningsfullt arbeid.

Materialet fra studien er publisert på re:Work with Google,. Der kan du kan lese mer om hvordan de vurderer og jobber med å skape effektive team.

Amy Edmondson og forskning på psykologisk trygghet

Studiene fra Google tok utgangspunkt i Amy Edmondsons forskning om psykologisk trygghet fra slutten av 90-tallet. Hun er professor ved Harvard Business School, og har vært på Thinkers50s liste over verdens største tenkere innen ledelse de siste ti årene. Hun har studert og forsket på psykologisk trygghet, og gitt ut en rekke bøker og flere titalls artikler om teamet.

Se Amy Edmondson forklare hvordan du kan bygge en psykologisk trygg arbeidsplass

I 1999 introduserte Amy Edmondson konseptet om psykologisk trygghet i team. Hun definerte det som «en felles oppfatning blant teammedlemmene om at teamet er et trygt sted å ta mellommenneskelig risiko». Å ta personlig risiko kan virke banalt, men å spørre de andre teammedlemmene om «Hva er egentlig målet med arbeidet vi gjør?» kan fort oppfattes som om at du ikke følger med. For mange blir derfor enkleste utvei å ikke si noe. Og håpe at svaret dukker opp på et senere tidspunkt.

Psykologisk trygghet innebærer at deltakerne i et team opplever at de andre i teamet ikke vil bli avvist på grunn av sine tanker, ideer og forslag. Teammedlemmene har en gjensidig oppfatning av at de blir respektert for den de er og at alle deltakerne har gode intensjoner overfor hverandre. I teamet er det dermed et klima med åpen kommunikasjon hvor alle deltakerne kan gi uttrykk for sine bekymringer og komme med innvendinger.

Psykologisk trygghet minner om tillit, men handler om en gruppes normer og dynamikk heller enn enkeltpersoner. Tillit handler gjerne om viljen enkeltpersoner har til å la tvilen komme andre mennesker til gode. Psykologisk trygghet handler om i hvilken grad en selv tror at andre vil la tvilen komme en selv til gode. Slik sett kan vi godt si at psykologisk trygghet er en forventning om raushet fra de andre teammedlemmene. Det å kjenne at takhøyden er stor nok til at man kan ta feil blir viktig for å ha psykologisk trygghet.

Fryktløse team

For å kunne kalles er team må deltakerne ha et felles mål og være avhengig av hverandres bidrag for å nå teamets mål. Stadig flere oppgavers løses i team fordi det er mer effektivt, sammenlignet med at individer løser bruddstykker av oppgaven hver for seg. Løse bruddstykker som settes sammen til en leveranse fører til overleveringer og informasjonstap. Noen som i seg selv er bortkastet tid.

Samarbeid med andre mennesker kommer med en sosial risiko. Man risikerer å tape ansikt om man tar feil eller ikke håndterer saker som normene tilsier det. Da kan konflikter og uoverensstemmelser oppstå i alle team og mellom alle mennesker. Det være seg kommentarer, blikk, misforståelser, for lite/mye informasjon, stress, faglig stolthet, uenighet om beslutninger osv.. Psykologisk trygghet handler om å redusere den sosiale risikoen for konflikter slik at usikkerhet håndteres bedre. Det handler om å snu konflikter til noe konstruktivt, slik at positive synergier oppstår fra forskjeller og mangfold. Dermed er alles synspunkter og ideer til det beste for teamet. Og for et team, som nettopp er avhengig av samarbeid for å lykkes, er dette avgjørende. For å skape denne settingen er det lurt å sette seg inn i hva som kjennetegner den såkalte «team first»-tankegangen; altså hva som kjennetegner gode, høytpresterende team.

Psykologisk trygghet på teamnivå

På teamnivå dreier utvikling av psykologisk trygghet seg i stor grad om å etablere hensikts­messige gruppenormer. Felles oppfatning og atferd som uttrykker gruppens forventninger til seg selv og til hverandre. I Aristoteles-studiene oppdaget de for eksempel at et av fellestrekkene ved teamene som presterte godt, var at medlemmene snakket omtrent like mye. Teamene hadde etablert klare normer for informasjonsutveksling. I Team Agile har vi etablert en norm og forventning om at feiltrinn alltid behandles som en læringsmulighet. Vi bruker enhver anledning til å feire feil!

Psykologisk trygghet er spesielt viktig for team som arbeider med kunnskapsintensive oppgaver i en kontekst som er preget av usikkerhet og kompleksitet. Da er løsningsforslagene og mulighetene mange, og teamet trenger en samarbeidsform for å presentere, diskutere og raffinere ideer for å sammen. Utfordringer, uenigheter og effektivitet verdsettes. Hver deltaker opplever i praksis at de andre deltakerne lar tvilen komme en selv til gode når de blottstiller sin uenighet, tanker og ideer. Denne artikkelen forklarer hvordan du kan måle psykologisk trygghet på teamet.

Edmondson hevder at sammenhengen mellom psykologisk trygghet og effektivitet nærmest fremstår logisk i tilfeller hvor det er usikkerhet og behov for samarbeid for å gjennomføre oppgaven. Nettopp fordi deltakerne må ta «mellommenneskelig risiko» i slike situasjoner for å klare å jobbe sammen effektivt. En nyere metastudie av forskning på psykologisk trygghet konkluderer også med det samme: psyko­logisk trygghet virker positivt på teamets prestasjoner.

Tenkt etter selv. De fleste av oss ønsker å være deltaker i team hvor vi føler oss trygge på å bli møtt med raushet av de andre. Hvor vår stemme betyr noe og lyttes til av de andre. Det betyr ikke at vi alltid har rett eller at det aldri oppstår uenighet – det betyr at teamet erkjenner at de sammen er vi sterke. Teamet kan kun lykkes sammen. Og denne forståelsen eller ansvarligheten, omsettes til en felles atferd som kontinuerlig uttrykker nettopp dette.

Inspirert av Edmondsons bok, Fryktløse organisasjoner, kaller vi team som lykkes med dette for fryktløse team.

Ansvarlighet og prestasjon

Psykologisk trygghet handler ikke om å senke kravene – ansvarlighet er fortsatt like viktig. Teamets mål er fortsatt udiskutabelt – det er å løse oppgaven mest mulig effektivt med best mulig resultater. Som Daria Williamson peker på i modellen over.

Alle virksomheter er til for noe eller noen. Det er derfor teamet eksisterer. Psykologisk trygghet er en konkret og opplevd tilstand som er nødvendig for at teamet skal fungere effektiv. Psykologisk trygghet er ikke et mål i seg selv, men en forutsetning for og effekt av et optimalt miljø i teamet. Hvis målet er verdiskapning, er virkemidlet psykologisk trygghet.

Skap innovasjon med psykologisk trygghet

Innovasjon kan enkelt beskrives som «å fornye eller lage noe nytt som skaper verdi for virksomhet, samfunn eller innbyggere [..] og løsningen er ikke kjent på forhånd». Sagt på en annen måte er innovasjon noe som er nytt, nyttig og nyttiggjort. Man går fra tanke til handling til effekt.

Å jobbe med innovasjon og nyskapning betyr altså å hele tiden beveger seg inn i noe nytt og ukjent. På veien inn i det ukjente må vi akseptere at det å ta feil er en uunngåelig del av dette arbeidet. Vi vet ikke noe om vil fungere, før vi faktisk har prøvd. Psykologisk trygghet er grunnlaget for å bygge en innovativ kultur i teamet. Det er den tryggheten som gir teamet friheten til å utforske, eksperimentere, mislykkes og forsøke igjen uten frykt for represalier.

Det gjør fortsatt like vondt. Av og til skikkelig vondt! Enten vi feiltolker situasjoner, tar uriktige produktbeslutninger, kjører mislykkede tester eller blottstiller vår mangel på forståelse. Det kan kjennes vondt og utfordre både selvtilliten og vår faglige stolthet. Og det kan koste tid og penger.

Men det vesentlige poenget for å lykkes med innovasjon, er at du på forhånd er innstilt på å ta feil. Og derfor forbereder vi oss som et team på en arbeidsmetode og et samarbeidsklima hvor vi anerkjenner at feil vil forekomme. Vi rigger oss i stedet for å lære av feilen så fort som mulig. Feil er bra når man vet hvilke fordeler det gir.

Når vi er forberedt på at feil kan koste tid og penger, flyttes fokuset til hvordan vi raskest mulig kan lære av det vi gjør. Uavhengig om det er rett eller galt. Psykologisk trygghet er en forutsetning for at et ansvarlig og effektivt team, og ofte trekkes det frem som helt avgjørende for å få til og forstå læring i organisasjoner.

Vår opplevelse er at selv om oftest bare en bitte liten del av feilene som begås kan sies å være kritikkverdig, behandler langt de fleste alle feil som dette. Det er knyttet skam, inkompetanse og personlig risiko til det å avdekke eller begå feil. Skamfølelsen knyttet til feil fører til at vi dekker over eller forsøker å skjule feil. Konsekvensen er da at vi aktivt hindrer læring, unngår forbedring og i sum svekker verdiskapningen.

Med økt kompleksitet og uforutsigbarhet i omgivelsene, vil en virksomhet som ikke endrer seg bli mindre effektiv og relevant over tid. For å trives i slike omgivelser må virksomheten sette læring i system og bygge en kultur som understøtter læring. De som lykkes med dette innoverer raskere samtidig som de klarer å utnytte godene ved diversitet og evner å tilpasse seg raskere til endringer. Som vi i Team Agile sier – så lenge du lærer, feiler du ikke!

Konkrete tips og øvelser for å bygge psykologisk trygghet

Psykologisk trygghet er ikke noe abstrakt «kulturgreier». Det er en legemliggjort og høyst ekte oppfatning i teamet om at de andre lar tvilen komme deg til gode. En forventning om raushet fra teammedlemmene.

Start i dag – raskere fra tanke til handling

Hvis du vil komme frem må du komme i gang. Når det kommer til psykologisk trygghet er det handling som teller. Det trenger ikke være perfekt, men du trenger å gjøre noe. Start i dag med å gjøre en liten forskjell, og gjenta handlingen i morgen og dagene etter der. Sten på sten! Kontinuerlige og regelmessige små handlinger som til sammen gjør en stor forskjell. I teamets hverdagslige kontekst.

Teambygging på Hemsedal er nok moro og sosialt, men det hjelper ikke så mye på teamets effektivitet i hverdagen, viser flere studier. Psykologisk trygghet er ferskvare og må pleies og vedlikeholdes i teamet for å kontinuerlig forsikre deltakerne om at de er og forblir trygge i teamet. Som med andre ting, så blir man god på det man gjør mange ganger, igjen og igjen. Teamets klima må kontinuerlig fokuseres på og oppleves som trygt.

Retro – et verktøy du kan starte med i dag

Kall inn teamet i morgen til en retro eller retrospektiv. Det er kort og godt en prosessforbedringsworkshop for teamet. Hensikten er å avdekke hva som fungerer bra og hva teamet er enige om å jobbe med. Når du gjennomfører en retro, snakker teamet sammen om det som fungerer og ikke – og tar i tillegg aktive grep for å gjøre noe med det. Det er et godt grunnlag for psykologisk trygghet.

Retro er en strukturert form for kontinuerlig forbedring av både resultater (det teamet leverer) og arbeidsprosesser(hvordan teamet leverer). Formålet med retrospektiv er å jobbe strukturert med forbedring gjennom tiltak. Det er en løsningsorientert måte å drive forbedring, basert på tiltak teamet selv identifiserer. Retrospektiv bør gjennomføres jevnlig slik at man jobber kontinuerlig med forbedring og utvikling.

Retroer kan og bør med fordel varieres over tid. Google er din beste venn for å finne tips og inspirasjon. Om du vil slippe å lete fins det flust av øvelser her. Team Agile har også et eget kurs hvordan du raskt og effektivt kan gjennomføre effektive og målrettede retrospektiver.

Start med det du enklest kan endre – deg selv!

Det enkleste stedet å starte er deg selv. Bare du kan kontrollere hva du sier og gjør. Derfor bør du starte med deg selv! Her følger noen tips til hvordan du kan komme i gang:

• Være åpen om dine egne usikkerheter og mangler. Vis at også du er sårbar og er villig til å endre deg. Be om tilbakemelding på hvordan du blir oppfattet og still åpne spørsmål: «Jeg er usikker på om og hvordan budskapet kom frem. Håper du kan gi meg litt tilbakemelding på hvordan den situasjonen ble oppfattet.»
• Anerkjenn behovet for læring gjennom å snakke åpent om usikkerhet og avhengigheter vi ikke kan kontrollere. Understrek at alles tanker og ideer har en plass. «I det arbeidet som ligger fremfor oss er det meste ukjent og ny grunn. Vi kan ikke vite og vet ikke hva som kan og bør gjøres. Derfor er det viktig at alles tanker, ideer og stemmer blir hørt.»
• Si ifra om uakseptabel atferd. Ikke la uønsket atferd som baksnakking, nedsettende kommentarer osv. gå forbi ubemerket. Slike hendelser bør adresseres mens situasjonen enda er friskt i minnet, både for å «forløse» situasjonen og samtidig kalibrere og samkjøre forståelsen av hva som er greit og ikke greit.

SBI – et verktøy for å gi tilbakemelding

Vi bruker ofte SBI – Situation – Behaviour – Impact:

Fremgangsmåten er tredelt:

1) Situasjonen: Beskriv den spesifikke situasjonen da vedkommende gjorde/sa det du ønsker å gi tilbakemelding på.

2) Atferd: Beskriv situasjonen så nøkternt og nøytralt du klarer – ikke legg til dine meninger.

3) Oppfatning: Beskriv hvordan atferden ble oppfattet av deg – bruk ord som understøtter dine følelser.

For eksempel: «I morgenmøtet kl 09 i dag, avbrøt du meg mens jeg oppsummerte gårsdagens hendelser. Etter det stoppet diskusjonen opp. Det opplevde jeg som ødeleggende for møtet og videre at min tid på forberedelser opplevdes som bortkastet.» Deretter kan du gjerne følge opp med et åpent spørsmål, for å signalisere at du ønsker å komme videre. F.eks. «Hva ønsket du å oppnå, er det noe vi kan finne ut av sammen?»

Å gi tilbakemelding er en kunst, og mange liker det ikke. Gjennom å standardisere tilbakemeldingen senker man terskelen og finner et format som er mulig å lære og bruke i de fleste situasjoner.

Proff-tips: Hvis noen gir deg tilbakemelding – husk å alltid starte svaret med: «Tusen takk!» Det viser at du setter pris på at noen tar seg tiden til å gi nettopp det tilbakemelding. Hvis tilbakemeldingen gjør litt vondt og du kjenner forsvarsmekanismene bygger seg opp hjelper det å puste inn rolig før du takker. I Team Agile anbefaler vi å ta en oppfølgingssamtale om det som gjør vondt og si «fortell mer, jeg ønsker å lære og utvikle meg.»

Fokuser på verdiskapningen

Det må sies først som sist – teamet er samlet for å gjøre en jobb og skape en forskjell i verden. Å bygge et psykologisk trygt arbeidsmiljø starter med å fortelle historien fra virksomhetens perspektiv: resultater betyr noe. Alle virksomheter er til for noe eller noen. Det er derfor teamet eksisterer. Psykologisk trygghet er ikke et abstrakt mål, det er en konkret og opplevd tilstand som er nødvendig for at teamet skal fungere effektiv. «Å hjelpe folk til å føle seg trygge» eller «Lære å lytte aktivt» er viktig, men det er viktig i en kontekst, som virkemidler for å nå et mål.

Psykologisk trygghet går hånd i hånd med ansvarlighet. De fleste toppledere og medmennesker «kjøper» viktigheten av psykologisk trygghet, når det kommer som en forutsetning for å akselerere verdiskapningen.

Team Canvas – verktøy for samle teamet rundt mål og spilleregler

En måte å eksplisitt snakke om teamet mål, og samtidig ha en samtale i teamet om hvordan teamets samlede atferd kan se ut, er å bruke Team Canvas.

Dette er et verktøy vi bruker mye både for nylig sammensatte team, men også for å «samle team sammen» igjen. Les mer her [lenke kommer] for å lære med om hvordan vi jobber med Team Canvas.

Ubetinget positiv holdning

Unconditional positive regard (UPR) er et konsept som ble popularisert av psykolog Carl Rogers. Det betyr i korte trekk at en selv utviser en ubetinget positiv holdning til andre medmenneskers handlinger og uttalelser. Det betyr at vi legger til grunn at alle gjør så godt de kan og bidrar etter beste evne – uavhengig om vi selv liker det eller er enig. Til grunn for konseptet ligger troen på menneskers evne til å selv ta ansvar for seg selv og sine ansvarsområder, hvis de er en del av et positivt samarbeidsklima.

Konseptet er omdiskutert men vi opplever at UPR som grunnholdning er en sunn innstilling for å skape et psykologisk trygt klima. Det handler om å stille åpne spørsmål, lytte mer enn du selv prater, spørre for å forstå, ikke legge din tolkning «i munnen» på andre, vise interesse for andres meninger om saker som diskuteres eller beslutninger som tas.

Akkurat som meg – verktøy for å jobbe med en Ubetinget positiv holdning

Still åpne spørsmål, lytt for å forstå – ikke for å svare. Legg til grunn at hele gruppens kunnskap er like viktig og nødvendig for å finne en balansert løsning. Rådene er vel og bra, men i en opphetet diskusjon er det lett å miste den positive tilnærmingen til andre. Hvis noen virkelig ikke liker et arbeid du selv har jobbet grundig og lenge med, er det lett å bli både defensiv og negativ.

For å trene seg opp til å håndtere slike situasjoner finnes det en øvelse som heter «Akkurat som meg». Det er en selv-refleksjonsøvelse, som brukes til å anerkjenne at andre mennesker i sum stort sett er akkurat som deg selv. Øvelsen er oftest kreditert Paul Santagata:

Si til deg selv:

Denne personen har sine egne meninger, antagelser og oppfatninger – akkurat som meg.

Denne personen har drømmer, bekymringer og sårbarheter – akkurat som meg.

Denne personen har venner og familie som elsker hen – akkurat som meg.

Denne personen har behov for å bli satt pris på og føle seg respektert – akkurat som meg.

Denne personen har behov for fred, glede og lykke – akkurat som meg.

Øvelsen føles litt kunstig i starten. Men gjennom å trene på å «selv stå i andres sko», blir det erfaringsmessig lettere å ha et positivt grunnsyn til andre. Det betyr ikke at vi er enig eller gir etter, det betyr bare at vi tror at andre gjøre så godt de kan og sier fra om det de mener er viktig.

Kontinuerlig psykologisk trygghet

Psykologisk trygghet er ikke noe vi blir ferdig med. Det er noe vi kontinuerlig jobber med og har fokus på – rett og slett fordi det bidrar til økt verdiskapning – for kunder og brukere, for virksomheten og for de ansatte.

Trenger du flere kilder, anbefaler denne guiden med litteraturtips til hvordan du kan forsterke psykologisk trygghet på arbeidsplassen. Hvis du ønsker å lese om hvorfor vi i Team Agile feirer feil med stor bravur, kan du lese om det her.

Trenger du en personlig trener for å øke farten eller suksessraten – eller har du lyst å diskutere teamet – ta kontakt med Team Agile. Vi brenner for akselerert verdiskapning, psykologisk trygghet og er veldig glade i kaffe.