Vanlige feil i retrospektiver

Feil nr 1: Retrospektiven blir for bare noen på teamet

En vanlig feil vi møter er at ikke alle teammedlemmer er involvert i retrospektiven. Spesielt viktig er det å inkludere og legge til rette for de som kan beskrives som introverte. Med introvert mener vi de teammedlemmene som er mer tilbakeholdne med å dele sine tanker og følelser i en gruppe, og derfor risikerer å bli oversett. Slik kan ofte verdifulle innspill og synspunkter blir tapt, noe som igjen kan føre til dårligere beslutninger og forbedringsforslag.

For å sikre at introverte medlemmer blir tilstrekkelig involvert i retrospektiven er det viktig å skape en trygg og inkluderende atmosfære hvor alle føler seg velkomne til å dele sine tanker. Utover at teamet bør jobbe aktivt med psykologisk trygghet og ivaretakelse av «unconditional positive regard», settes tonen for møtet også i kommunikasjon og handling før og underveis i retrospektivmøtet.

I innkallingen er det fint å ha en tydelig forventningsstyring om at alle har gjort sitt beste – ofte gjennom «prime directive»: «Uansett hva vi oppdager så forstår og tror vi at alle gjorde den beste jobben de kunne, gitt hva de visste på det gitte tidspunktet, deres ferdigheter og evner, tilgjengelige ressurser og situasjonen». Dette bidrar til at fokuset i retrospektiv er på prosessen eller systemet og ikke individer. Det i seg selv skaper et større handlingsrom i å forbedre prosessene, uavhengig av hvem som deltar i retrospektiv.

Gjennom å «sjekke inn» med alle deltakere på starten av workshopen, tydeliggjøres også viktigheten av deltakelse fra alle på teamet. Det å få alle til å si noe, selv om det er uformelt, i starten av møtet, senker terskelen for å si noe flere ganger.

Feil nr 2: Gjennomføringen er ikke tilpasset alle

For at en forbedringsworkshop skal gjennomføres på en god måte hvor alle føler seg respektert og ivaretatt må en ta ansvar for fasilitering. Fasilitatoren har ansvar for at det kalles inn til møte, forbereder verktøy og setter seg inn i tematikken for å introdusere teamet til formålet, gjennomføring og oppfølging. I starten er det en ofte en fordel om scrum master eller teamleder tar ansvar for booking og fasilitering av selve møtet. På sikt bør ansvaret for retrospektiv gå på rundgang. Dette sikrer engasjement i teamet, og det sikrer gjennomføring og forpliktelse til forbedringsarbeid over tid. Ansvaret for fasilitering – eller prosessledelse – kan også rulleres mellom deltagerne.

Dersom enkelte i teamet fremdeles ikke deltar til tross for god forventningsstyring, innsjekker og en tydelig fasilitator, er et effektivt tips å legge til rette for anonyme tilbakemeldinger. Gjennom å sende inn anonyme tilbakemeldinger i et verktøy som mentimeter, google forms eller lignende, senkes terskelen for å gi innspill. Mange opplever det som utfordrende å gi tilbakemeldinger direkte til andre, slik at anonyme og skriftlige innspill ofte kan avdekke mye som ellers ikke identifiseres.

Et annet tips er å åpen for asynkrone innspill til retroen. La teammedlemmene velge når de gir tilbakemeldingene før møtet, slik at det kan tilpasses deres arbeidsflyt og væremåte. Da sikrer du at også de som ikke øser over av ideer på noe få minutter, får muligheten til å bidra. Dette kan enkelt løses ved at spørsmålene i retroen gjøres tilgjengelige før møtet.

Feil nr 3: Forbedringspunktene som løftes i retroen endrer ikke praksis

Selv om retrospektiver kan gi verdifull læring, gir det ikke verdi før endringene skjer i praksis. For å unngå dette, er det flere ting teamet kan gjøre for å sikre at tiltakene som løftes i retroen faktisk blir gjennomført og fører til forbedringer.

Først og fremst er det viktig å prioritere utfordringene som blir identifisert og definere noen få, konkrete oppfølgingspunkter. Ved å sette tydelige mål og definere spesifikke tiltak, vil teamet ha større sjanse for å iverksette endringer og oppnå ønskede resultater. Dette krever også at teamet tar seg tid til å vurdere hva som er realistisk å gjennomføre, og hva som vil ha størst positiv effekt. Å sette opp en ansvarlig person per tiltak eller utfordring er også noe vi i Team Agile har god erfaring med.

En annen nyttig strategi er å sikre at tiltakene som ble identifisert tas opp i neste retro. Dette gir teamet mulighet til å evaluere hvordan implementeringen av tiltakene har gått, og om det har vært noen endringer i praksis. Ved å kontinuerlig evaluere og justere tiltakene kan teamet øke sjansen for å lykkes med å gjennomføre endringer og forbedre praksisen. Det at man endrer seg litt etter litt og merker forbedringene i teamet gir motivasjon til å fortsette, kontinuerlig med forbedringsarbeid.

Til slutt er det viktig å holde hverandre ansvarlig i teamet og diskutere hvorfor tiltakene ikke følges opp hvis de ikke blir implementert som planlagt. Dette kan bidra til å identifisere eventuelle barrierer eller utfordringer som må håndteres, og sikre at teamet jobber sammen mot felles mål. Å ha åpen kommunikasjon og samarbeid i teamet er avgjørende for å sikre at forbedringspunkter som løftes i retroen faktisk fører til endringer i praksis.

Feil nr 4: Fokuset blir for kortsiktig eller introvert

Retrospektiven knyttes ofte til de siste ukene med arbeid. Det er et nyttig utgangspunkt som fanger opp forbedringer forløpende. Men det kan også føre til at større, mer systematiske utfordringer ikke fanges opp. Dersom problemstillingene som løftes er for store til å håndteres innenfor neste periode, er det ofte en tendens til at de blir neglisjert.

For å bidra til at den kontinuerlige forbedringen ikke begrenses av slike rammer, er det flere ting du kan gjøre. I stedet for å holde retrospektiven spisset mot den siste sprinten eller en konkret utfordring, kan du utforske helt overordnet hvilke ting som påvirker teamets evne til å nå sitt overordnede felles mål. Dette gir en større anledning for teamet til å utforske områder for forbedring som går utover enkeltsprinter og potensielt utover enkeltteam. En seilbåt-retro er en fin ramme for slikt forbedringsarbeid.

Variasjon i retrospektivene som gjennomføres er nyttig for å oppnå nye perspektiver og tanker i teamet. Det finnes et mylder av maler for retrospektiver som kan benyttes (over 100 tilgjengelige bare på denne siden) og det er ingenting i veien for å lage din egen. Team Agile har for eksempel laget en Schwarzenegger-retro og en Donald Trump-retro som vi har brukt i teamene vi har jobbet med. Et morsomt format bidrar både til nye innspill og god motivasjon i teamet. Oppdatering av teamkontrakten er også et godt grunnlag for en retrospektiv.

Når dere har åpnet for et bredt spekter av innspill er det viktig å også kunne løfte mer systematiske utfordringer for teamets måloppnåelse til ledere. Deres jobb bør da være å blant annet eskalere større hindringer og ta tak i dette på et overordnet nivå. Et eksempel er å legge til rette for å redusere avhengigheter mellom team, slik at teamene får bedre flyt. Slik kan organisasjonen bruke læringen fra teamenes retrospektiver til å forbedre rammene til teamene – og dermed øke verdiskapingen de får igjen fra teamene.

Begynn å holde enda bedre retrospektiver nå!

Det å gjennomføre retrospektiver og drive aktivt forbedringsarbeid er noe man alltid kan bli bedre på. Og om du har gjort det en stund har du sikkert sett gevinstene av kontinuerlig forbedring i praksis. Vi håper denne artikkelen ga noen tips til hvordan dere kan få enda mer ut av disse møtene. Vi har lang erfaring med å drive forbedringsarbeid med team – ta gjerne kontakt om du vil ha enda flere tips.

Vanlige spørsmål

1. Hvordan kan et team måle effekten av endringene som er implementert som følge av retrospektiver?

En god måte å måle effekten av implementerte endringer på, er å sette klare, målbare mål for hvert tiltak. Ved å sammenligne mål med faktiske resultater over tid, kan teamet se direkte hvilken effekt endringene har. Periodiske revisjoner av disse målingene i fremtidige retrospektiver sikrer kontinuerlig vurdering og justering.

2. Finnes det spesifikke verktøy eller teknikker som anbefales for å inkludere asynkrone innspill i retrospektiver?

Vi anbefaler bruk av digitale verktøy som Trello, Miro, eller Google Docs for å samle inn asynkrone innspill før retrospektiver. Disse plattformene gjør det enkelt for teammedlemmer å legge inn sine tanker og ideer når det passer dem, noe som øker sjansen for bredere engasjement og inkludering i retrospektivprosessen.

3. Hvordan kan man håndtere situasjoner hvor teammedlemmer aktivt motsetter seg endringer foreslått i retrospektiver?

Når man møter motstand mot endringer, er det viktig å åpne for dialog for å forstå de underliggende årsakene til motstanden. Aktiv lytting og empati kan ofte avdekke bekymringer eller misforståelser som kan adresseres. Videre er involvering av teammedlemmer i utforming av løsninger en effektiv måte å bygge eierskap og aksept for endringene på.

Flere spørsmål? Ta kontakt for en uformell prat!