Skap tillit gjennom visualisering

Tillit er nødvendig for å gi team handlingsrom slik at de kan ta egne beslutninger. Ledere og interessenter må ha tillit til at teamet tar beslutninger i tråd med selskapets strategi. De må ha tillit til at teamet prioriterer det som gir mest verdi for kundene og virksomheten. Team Agile opplever ofte at mangel på tillit mellom team og ledere skaper gnisninger og dårlig samarbeidsklima. Visualisering av arbeidet og effektene av arbeidet, er en effektiv måte å bygge tillit og legge til rette for åpen kommunikasjon. Team Agile gir deg noen råd for å komme i gang med dette på en enkel måte.

Hvorfor er visualisering viktig?

Team Agile møter mange team som ofte har arbeidsflyten og oppgaver i Jira eller lignende verktøy. Løst sammensatte oppgavelister gir ledere lite innsikt i hva og hvorfor team jobber med akkurat de oppgavene nå. Oppgavelisten skaper liten grad av tillit og krever «oversettelse» for å gi mening i forhold til selskapets mål. Ofte blir ekstra koordinering, møter og rapportering nødvendig. Det er ikke særlig effektivt, og bidrar til en grad av mistillit mellom team og ledere. Omgivelsene er ikke trygge på at teamet prioriterer det som gir mest verdi, akkurat nå. I Team Agile syns vi dette er sløsing og bortkastet tid. Visualisering av arbeidet kan bøte på dette.

Med visualiserering mener vi å gjøre informasjon visuelt tilgjengelig, oftest som en skisse, tegning, bilde, diagram eller lignende, digitalt og/eller anlogt. Visualisering representerer noe annet enn arbeidsflyt gjennom at det gir et rikere og dermed enklere forståelig bilde av den viktigste informasjonen.

Gjennom visuelle representasjoner og ord får vi en rikere forståelse av hverandres tolkninger, bygge videre på og samarbeide. Språket er vagt. Det er lett å tro at vi er enige, selv om vi ikke egentlig snakker om det samme. Tegning og visualisering er mer spesifikt fordi det tvinger deg til å være konkret. Det skaper et rikere kommunikasjonsmiddel som legger grunnlag for samarbeid og dialog.

Visualisering inviterer til dialog

Visualisering er nøkkelen til å komme seg ut av tillitsgapet. Transparens er den viktigste ingrediensen for team som ønsker å bestemme selv. Den visualiserte arbeidsflyten og effektene av den er et kommunikasjonsverktøy for teamet. Åpenhet gjennom visualisering er det enkleste grepet team tar fordi det bygger tillit og inviterer til dialog. Det gjør at team kan kreve selvbestemmelse. Ledere får hvilepuls når team prioriterer i tråd med teamets innsikt og den strategiske retningen de har blitt enige om. Visualiseringen bidrar til delt forståelse og sikrer at ingen problemer feies under teppet. Det øker samarbeidet og kommunikasjonen. Det gjør at atferden styres for teamet og de rundt teamet.

Hva skal teamet visualisere?

Et team er ikke et team uten et felles mål og en gjensidig avhengighet mellom teammedlemmene. Målet er det viktigste teamet skal visualisere først og fremst. Hvilket mål jobber vi mot nå og hva er fremdriften? Hvilke prioriteringer har vi? Vil du lære mer om hvordan du kommer i gang med effektmål, se Team Agiles tips her.

Jo enklere visualiseringen er tilgjengelig, jo bedre. Aller helst bør visualiseringen være tilgjengelig der hvor teamet sitter, enten på en tavle eller skjerm. Hvis det er digitalt, må det være lett å finne. For alle, ikke bare teamet. Hensikten med å visualisere arbeidet er å sikre mest mulig fart, flyt og effektivitet i å skape verdi for målgruppen vi er til for. Visualisering er et middel, ikke et mål i seg selv.

Visualiserer arbeid i et dashbord

Desto mer teamet skaper forståelse for hva de driver med, desto mer vil lederne og virksomheten lene seg tilbake. På denne måten kan de gi teamene det nødvendige handlingsrommet for å lykkes. Et grep team kan ta i dag er å sette sammen et dashbord.

Et dashbord er en informasjonsradiator som visualiserer teamets viktigste innsikter slik at de er synlige, forståelige and mulig å agere på. Det er til både for teamet selv og for virksomheten rundt teamene. Gjennom å visualisere arbeidet inviterer vi til samarbeid. Det skaper delt forståelse i teamet og utenfor teamet. På denne måten kan interessenter ta del i teamets arbeid – for å lære, forstå, vurdere og eventuelt prioritere.

Hva bør vises i et dashbord

Å gi et klart svar på hvordan et perfekt dashbord ser ut er ikke lett. Men det bør synliggjøre informasjon som ellers ikke er det og gjøre det implisitte eksplisitt. Team Agile erfaringer med at et dashbord gir stor verdi om det minimum viser:

• Effekter: Hvilke effekter har teamet og lederen avtalt at de jobber mot nå? Hvordan er fremdriften mot disse målene, og hva betyr de for virksomheten.
• Teamets «helse»: Hvordan vurderer teamet sitt eget arbeid og fremdrift? Hva er viktig for dem og hvordan leverer de i henhold til forventningene?
• Arbeidsflyt: Hvilken flyteffektivitet har teamet? Hvor lang tid tar det å få kode i produksjon fra et behov er identifisert? Hvor ofte produksjonssetter teamet kode? Disse sier mye om hvor høy fart et team har og hvor effektivt et team kan eksperimentere.
• WIP limits: Hvor mye er under arbeid i teamet og hvilken kapasitet har de? Hvilke avhengigheter og flaskehalser jobber teamet med?

Team Agile anbefaler at team begynner å visualisere i det små og prioriterer effektene først. Effekten av teamets arbeid er av langt større interesse for virksomheten og andre team, sammenlignet med de andre målingene. Av andre interesser kan også kostnader visualiseres, hvis det er noe interessenter følger med på.

Mange team visualiserer også Teamkontrakten på samme sted. I den grad teamet opererer med en Definisjon av Ferdig, kan denne også være eksplisitt. Noen team lager til og med en feil-vegg, for å skape radial transparens om det man har lært i det siste. I Team Agile feirer vi feilene

Slik kommer du i gang med dashbord og visualisering

Team Agile har mange erfaringer med dashbord. For å komme i gang er det noen grep teamet ditt kan ta i dag:

• Smått er godt. Start smått og gå raskt fra tanke til handling. Lær av det og forbedre det som ikke funker. I likhet med arbeidsflyten og kunnskapen, er tavlen også levende og under utvikling. Hvis dashbordet har informasjon ingen bruker eller er opptatt av, fjern det.
• Gjør det tilgjengelig: Gjør dashbordet enkelt tilgjengelig, enten fysisk eller digitalt. Det beste er om det er synlig for teamet i hverdagen, der hvor teamet sitter daglig. Det skaper en omforent ramme for teamets arbeid.
• Fysisk eller digitalt? For noen er valget opplagt og den må være digital for team som ikke sitter sammen fysisk. For andre kan en kombinasjon være nyttig. Fysisk og digitale dashbord kan ha ulike formål. Start med behovet, deretter løsningen.
• Sikre eierskap: La teamet bygge dashbordet basert på hvordan teamet selv mener det bør se ut, hva som bør visualiseres og hvordan. De avtalte målene mellom ledelsen og teamene må opp på tavlen, resten er opp til teamet.
• Enkel å oppdatere: Om tavlen er fysisk må den være lett å oppdatere. Er den digital bør den i størst mulig grad digitaliseres. Målet er ikke rapportering, målet er synliggjøring av teamets fremdrift og prioriteringer.
• Daglig arbeid: Dashbordet visualiserer det teamet er forventet å gjøre og oppnå i det daglige. Kritiske feil, war room og andre unntak er nettopp det – unntak.
• Evaluer underveis: Et dashbord er ikke noe verdt hvis det ikke brukes. Teamet bruker det, ledelsen bruker det. Hvis en av partene ikke ser verdien må man tilbake til behovet og lage en ny løsning.

Slik lykkes du med å skape tillit gjennom visualisering

Både team og ledere må kunne svare på følgende spørsmål: «Hva er viktigst akkurat nå» og «hvordan vet vi at vi lykkes?» Å lykkes med et dashbord handler om å svare ut disse spørsmålene, kontinuerlig. Visualisering hjelper forenkler informasjon og skaper enkel kommunikasjon i og utenfor teamet. Det gjør at veien til suksess blir enklere å skjønne for alle og mer effektiv.

Vil du ha hjelp til å komme i gang med dashbord, ta kontakt med Team Agile. Vi elsker visualisering og å løse reelle problemer. Det er slik vi vet at vi lykkes