Slik bruker du åpne spørsmål i jobbsammenheng – styrk kommunikasjon, eierskap og motivasjon

Åpne spørsmål kan bli en verdifull del av verktøykassen din, la oss forklare hvordan! Når du samhandler med andre på jobb, er målet gjerne å finne en felles løsning eller forståelse, slik at ditt team kan skape fremdrift som trengs for å nå målene dere har satt. Åpne spørsmål inviterer de andre partene inn i samtalen, og motiverer til å dele idéer og tanker på tvers. Til sammenligning, skaper ikke lukkede spørsmål det samme fellesskapet, gjerne fordi kommunikasjonen i den konteksten fremstår som et utsagn med et forhåndsbestemt svar. Det er nemlig forskjell på “hva tenker du om gjennomførelsen av møtet, har vi forbedringspotensial?” og “Tidsskjema for prosjektet bør overholdes, ikke sant?”. Vi skal dykke dypere inn i hvorfor du bør, og hvordan du kan bruke åpne spørsmål i teambygging.

Samarbeid på jobb

Eierskap gjennom åpne spørsmål

En av de mest effektive måtene å motivere et team på, er å skape en følelse av eierskap. Når mennesker i team opplever at de blir inkludert i beslutningene som tas, og at deres innspill har en verdi, øker det engasjementet knyttet til arbeidsoppgavene og bygger en følelse av ansvar for sluttresultatet. Åpne spørsmål blir dermed et verktøy som oppmuntrer dette.

Ved å stille spørsmål som:

“Hva tenker du vi bør justere videre?”

Starter en tankestrøm internt i teamet, hvor de kan reflektere og dele innsikter som kan påvirke fremdrift. Det er ikke bare positivt for en leder å høre de konkrete innspillene som deles, det er også fordelaktig for teammedlemmene å oppleve at de får rom til å bidra. Å gi slike muligheter kan øke sannsynligheten for at teammedlemmene følger opp med ytterligere tanker gjennom hele prosessen. Det styrker både individet, teamet og gjør lederens jobb noe smidigere.

Lukkede spørsmål leder ofte en samtale inn i én spesifikk retning og gir lite rom til videre diskusjon og deling. Et ja og nei-svar på “er du med på planen?”, legger alt ansvar og tanke over på avsenderen, i stedet for å invitere mottaker inn i en dialog. Åpne spørsmål skaper åpenhet og bygger tillit. Det kan styrke den interne kulturen og skape et selvstendig team på sikt, nettopp fordi de får rom til å bidra aktivt.

Forpliktelse og motivasjon

Når medlemmene av et team føler på forpliktelse, kan det skape effektivitet fordi de selv ønsker at prosjektet dras i mål, ikke kun fordi de har fått beskjeder fra andre om det. Opplevelsen av å være forpliktet, fremkommer når de ansatte kjenner at tilbakemeldingene deres har en aktiv påvirkning på retningen til et prosjekt – de føler seg hørt. Her kan åpne spørsmål være svært sentralt.

Spørsmål som:

“Hva ønsker du å bidra med i denne fasen av prosjektet? Hva er dine styrker?”

Gir en kollega muligheten til å forme sin egen rolle og lene seg på egne styrker. Å gi dem sjansen til å jobbe med oppgaver som fremmer de personlige styrkene hos dem, kan skape en indre motivasjon og tett forhold til arbeidet som gjennomføres.

I stedet for å fortelle dem hva de skal eller må gjøre, skaper du en ansvarsfølelse som gir dem mulighet til å forme en egen retning og plan. Hvis teammedlemmene opplever at rollene de er satt inn i er givende, vil det også kunne slå godt ut på sluttresultatet, ved å sørge for at alle trekker mot samme retning.

Forpliktelse kommer ikke av å dirigere, det kommer av å møte kollegaene der de er og legge til rette. Åpne spørsmål bygger dermed broer mellom start- og sluttpunkt.

Felles vurdering og felles forståelse

En felles forståelse av problemstillingene dere møter på jobb, er nøkkelen til å nå de satte målene. Når alle forstår hverandres perspektiv, er det mye enklere å finne de riktige løsningene. Åpne spørsmål blir dermed et av verktøyene som bygger denne forståelsen – det oppstår ikke av seg selv.

Spørsmål som:

“Hvordan opplever du progresjonen akkurat nå?”

Inviterer til at teamet deler innsikter om hverandres opplevelser av konkrete situasjoner, og skaper rom for refleksjon, tolkninger og erfaringer.

Når man legger til rette for at alles vurderinger fører det til:

  1. En bredere forståelse av situasjonen
  2. Sørger for at teamet føler seg anerkjent

Slik kan teamet bli mer åpne for å støtte beslutningene som senere tas, fordi deres perspektiv også ble hørt i løpet av vurderingen.

Åpne spørsmål gjør det mulig for et team å utforske sammen, uten at man går over til å overbevise basert på én tolkning. Dermed blir beslutningene forankret i noe felles, som gir en sterkere plattform for videre samarbeid

Psykologisk trygghet