Fyll opp «smidig coach-verktøykassen»

Før påske tok jeg Agile Team Coach (ICP-ACC) sertifisering. Det er Adventures with agile som tilbyr kurset, og alle i Team Agile har tatt det. Det er et praktisk kurs med nyttige verktøy for å bli bedre på coaching, mentoring, fasilitering og smidiglæring. Det gir en god ramme for å utvikle smidig coach-rollen og en felles forståelse av hva en smidig coach gjør, og ikke gjør.
På tross av at jeg har hatt rollen som smidig coach for ulike kunder de siste 5-6 årene, har jeg ikke tatt noe formell utdanning eller kurs på temaet. Frem til nå har verktøykassen min blitt fylt av egen erfaring og praksis. Derfor var det ekstra givende at jeg lærte mye nytt jeg tar med meg videre, både jobb og privat.

Jeg anbefaler kurset på det sterkeste. Du får nok størst utbytte dersom du har litt erfaring med smidig eller lean i praksis, men er ikke et krav for å delta.
Her følger en liten oppsummering av de fem viktigste læringspunktene mine fra kurset.

Bli flinkere til å LYTTE for bedre fokus, bevissthet og tilstedeværelse

Det første læringspunktet traff meg rett i hjertet, for det er så lett å ikke lytte ordentlig. Jeg lærte at jeg må bli flinkere å lytte! Ved å lytte bedre, har man bedre fokus og følger bedre med på det som blir sagt, samt at man unngår å bruke tid på og tenke på hva man skal si. I tillegg får personen som prater mulighet til å snakke ferdig uten og bli avbrutt.

En tommelfingerregel er å lytte i mer enn 80 % av tiden, og skape rom for stillhet. Man bør også opprettholde øyekontakt og la samtalepartneren komme frem til løsningene og svarene selv.

Vi lærte også 3 nivåer av lytting. Når du er i første nivået, hører du kun på personens stemme og er mer opptatt av dine egne tanker, vurderinger og meninger. Andre nivået, klarer du å distansere deg fra «verden utenfor», lytter mer fokusert på den andre, deres respons, uttrykk og tone. Nivå 3, er global lytting, og betyr mykt fokuslytting med bevissthet om hele miljøet og egen intuisjon. Dette betyr at du lytter mer enn ord, ser og føler hele konteksten.

Det er flere nivåer av lytting:

Nivå 1: Jeg hører personens stemme, men er mer opptatt av mine egne tanker, vurderinger og meninger.

Nivå 2: Her lytter jeg mer fokusert på den andre personen, deres respons, uttrykk og tone, og mindre på «verden utenfor».

Nivå 3: Global lytting, som betyr mykt fokuslytting med bevissthet om hele miljøet og egen intuisjon. Jeg lytter til mer enn ord, ser, føler hele konteksten.Målet er å komme forbi nivå 1, og inn i “coaching-sonene”: nivå 2 og nivå 3.

Selve lyttingen var veldig vanskelig i starten, men øvelse gjør mester. Vi fikk masse trening på kurset i ulike coaching-sesjoner. Vi rullerte på hvem som var coach, coachee (den som fikk coaching) og observatør. Etter hvert ble det naturlig å bare lytte, jeg hadde mulighet til å ha full fokus, og være ordentlig tilstedet. Det ble heller ikke ubehagelig med de lange pausene med stillhet. Jeg opplevde flere ganger at coachee egentlig ikke var ferdig med å snakke eller reflektere over det hen pratet om. Pauser og stillhet fikk hen til å virkelig jobbe med løsningene på problemene som var teama for samtalen.

Bruk kraftfulle spørsmål for å plassere ansvar og sikre autonomi

Det andre læringspunktet var å ta i bruk «kraftfulle spørsmål» i coachingsesjoner. Dette er korte, åpne spørsmål som brukes i coaching for å oppmuntre til introspeksjon, selvoppdagelse, økt kreativitet og innsikt. Spørsmålene er laget for å hjelpe coachee til å få klarhet, perspektiv og for å oppmuntre hen til å utforske ulike muligheter og perspektiver. Spørsmålene er ikke ledende, dømmende og eller har ett riktig svar.

Vi lærte at en bra start på en coaching-sesjonen var “Hva ønsker du å snakke om?”, gjerne fulgt opp med “Fortell meg mer” eller “Er noe annet du vil legge til?”.

GROW-baserte samtaler

Vi fikk i oppgave å komme frem til egne kraftfulle spørsmål for GROW-baserte samtaler (Målbasert (Goal), Virkeligheten (Reality), Muligheter (Opinion), Viljebasert (Will)):

• Målbasert
  • Hva er ditt ønsket utfall eller effekt?
  • Hvordan vet du at du har oppnådd det?
  • Hvordan vil det se ut?
• Virkeligheten
  • Hvor er du akkurat nå?
  • Hva er siste status?
  • Hva er det du ønsker å se nærmere på?
• Muligheter
  • Hva nå?
  • Hva er mulig?
  • Hva er alternativene dine?
• Viljebasert
  • Hva ønsker du å gjøre?
  • Når kommer du til å gjøre det?
  • Hvordan tror du at det vil ordne seg?
  • Hva tenker du er best?

Jeg opplevde i starten at det var vanskelig og unaturlig å bruke disse nedskrevne spørsmålene. Jeg har lenge, ubevist, brukt ledende spørsmål, oppfulgt av forslag til løsning, læring og egne erfaringer. Jeg har da gått glipp av mye informasjon, kontekst og mulige løsningsforslag fra personen eller teamet jeg har coachet.
På kurset trente vi masse på å stille kraftfulle spørsmål til hverandre, og opplevde etter noen dager, effektene av dem. Blant annet opplevde jeg at den man coacher søker svar og løsninger på en helt annen dypere måte, med et sterkere eierskap og ansvar.

Vi lærte også at det er helt greit å komme med forslag til løsning, læring og dele egne erfaringer, men da må man spørre coachee om de ønsker det først.

Om du ønsker å lære og lese mer om dette har Team Agile har skrevet en egen artikkel til ledere med mange tips til en Coachende lederstil.

Skap et trygt klima med inn- og utsjekksprotokollen

Det tredje læringspunktet var fordelene ved bruk av inn- og utsjekkprotokollen. I starten og slutten av hver kursdag, hadde vi en rask “Check in” og “Check out” rituale, for å kick-starte og avslutte. Hvert teammedlem skulle starte å si hvem de var, og hvordan de følte seg, samt et valgt tema. For eksempel hva de skulle gjøre senere på ettermiddagen.

Jeg kjente på kroppen hvor viktig “checkins” og “checkouts” var, for å koble meg mentalt på temaet i kurset og de andre deltakerne.

Spesielt er dette viktig i en hybrid arbeidshverdag hvor deltakerne ikke er fysisk samlet, men likevel skal samarbeide. Vi kom inn i rett stemning, ble bedre kjent og det skapte en god stemning med lave skuldre. Dette er noe jeg kommer til å ta i bruk senere, ikke bare i workshops, men også møter hvor jeg ønsker at folk skal oppleve en trygg og kreativ stemning.

Vil du lese mer om temaet har Team Agile skrevet en mer utdypende artikkel om innsjekk og betydningen av dette for psykologisk trygghet.

Ta effektive avgjørelser med beslutningsprotokollen

Det fjerde læringspunktet var den effektive bruken av beslutningsprotokollen. På kurset brukte vi nemlig aktivt beslutningsprotokollen (decider protocol) til å ta beslutninger sammen. Hver gang vi kom til et veiskille eller det dukket opp en diskusjon, spørsmål, kunne vi effektivt komme til en løsning med denne protokollen. Forslagsstiller sier forslaget og alle deltagere stemmer ved å velge Ja (tommel opp), Nei (tommel ned), eller nøytral (flat hånd). Det er enkelt å se hva flertallet støttet, og i kurset gikk vi videre med det alternativet (hvilket alternativ som går videre, bruk og regler er det gruppen eller teamet, som enes om. Les mer om beslutningsprotokollen).

Jeg har kun brukt denne på “Lean coffee” til å avgjøre om vi fortsetter å snakke om temaet eller ikke. Jeg har ikke brukt beslutningsprotokollen i mer innflytelsesrike situasjoner, som for eksempel om vi skal bruke tid på å diskutere en viktige problemstilling eller ikke, eller om vi skal gå for beslutning A eller B. Jeg liker effektive og raske avgjørelser, og misliker at noen få kan bruke alle andres tid på å diskutere i vei. Derfor likte jeg beslutningsprotokollen, og kommer til å ta den i bruk så snart anledningen byr seg.

Jeg observerte at folk ikke “tør”(frykt) eller “orker” (manglende motivasjon eller engasjement) å ta tommelen ned, dersom flertallet har tatt tommelen opp. Et proff-tips er derfor at beslutningsprotokollen forutsetter psykologisk trygghet i teamet.

Lær triks for å bevare roen og hjelpe andre til å håndtere følelser

Det siste læringspunktet fra kurset var triks for, og viktigheten av, å bevare roen og beholde fatningen i stressede situasjoner. Spesielt som smidig coach, men også som menneske, er det viktig.

Først lærte vi grunnleggende om nevrovitenskap, og hva som får deg til å “flip your lid” eller miste temperamentet. “Flip your lid” er et konsept fra Dr. Dan Siegel Hand Brain Model. Metaforen brukes som et bilde på hva som skjer i hjernen når man er sint eller stresset og kobler fra følelsene. Parallelt med dette mister vi evnen til å regulere følelsene og jobbe konstruktivt med en løsning. Som smidig coach er det en viktig egenskap å kunne forstå og jobbe med egen følelseshåndtering, slik at man kan hjelpe andre når de er i en stresset tilstand. Det er ikke mulig å kommunisere og hjelpe andre når de er i ubalanse. For å gjenopprette mental balanse eller “close the lid” som Dan Siegel kaller det, fikk vi en del gode tips: 

Bruk prinsippet om oksygenmasken fra flyet

Sett på din egen maske, før du hjelper/coacher andre. Det innebærer å prioritere eget velvære og utvikling for å kunne ivareta andre gjennom søvn, mat, trening og jevnlig påfyll av energi.

Vær rolig, pust og ta en pause

Behold fokus på å gjøre det vi kan, og det vi allerede vet. Dette bidrar til å skape nye nevrale veier og reduserer kognitiv dissonans.

Transparens

Vær tydelig på hva du gjør, hva dine intensjoner er, og hva andre kan forvente av deg.

Er noe komplekst og vanskelig? Bryt problemstillingen ned til mindre deler, og gå stegvis fremover

Dette gjør det mulig å oppleve gevinst av raskere effekter, noe som sikrer mer motivasjon og engasjement blant alle.

Tre ut av situasjonen og ta et fugleperspektiv

Ta pause, gå ut, få frisk luft eller lignende. Hva er det egentlig som skjer og hvorfor?

Spent på konklusjonen?

Etter mange år som smidig coach har jeg opparbeidet meg en del erfaring med å bygge gode team, akselerere læringshastighet og verdiskapningen til teamet. Gjennom dette kurset har jeg utviklet ny forståelse for hva en smidig coach kan og bør gjøre, med utgangspunkt i ulike verktøy og prinsipper. Jeg har tidligere tatt flere sertifiseringer, uten at det har gitt meg så mye nytt. Derfor var jeg skeptisk til sertifiseringen. Den beste måten å lære på er jo i felt, da vi blir skitne på fingrene.

En ting både jeg og de andre i Team Agile savnet var et tydelig verdiforslag for smidig coaching som konsept. Hvordan ser suksess ut for en smidig coach og hvordan vet vi at vi har lykkes? Dette var ikke et tema på kurset.

Men som beskrevet over, har jeg lært masse nytt. Jeg kan med hånden på hjertet si at jeg har fylt smidig coach verktøykassen min. Til tross for at det var et digitalt kurs over fem dager, var kurset utrolig bra, inspirerende og veldig lærerikt. Mye av æren for det tilskriver jeg de to inspirerende, dyktige og ikke minst festlige kursholderne, David Lowe og Rafa Ribeiro, fra Adventures with Agile. Dersom du ønsker å ta kurset på norsk, tilbyr Adventures with Agile Norge tilsvarende kurs i Norge.

Team Agiles smidig coacher

Har du spørsmål om smidig coaching, verdiskaping i team eller hvordan du kan akselerere verdiskapingen? Vi elsker å lytte, dele og møte nye mennesker. Vi har mer enn 20 års erfaring som smidig coacher og teamarbeid. Ta kontakt så drikker vi kaffe!