Hvordan vet vi at vi lykkes?

I Team Agile er vi godt over gjennomsnittlig opptatt av effektmål – løsningsnøytrale mål som beskriver hva vi skal oppnå. Siden vi ikke kan spå om fremtiden, tenker vi det er lurt å droppe mål som sier hva vi skal gjøre. Vi syns det er bedre å målsette det vi ønsker å oppnå, enn det vi skal gjøre. Da kan vi prøve ulike ting, til vi oppnår den effekten vi ønsker oss. Det gir fleksibilitet og rom for læring.

Tidsbokser

Vi, som de aller fleste, avgrenser målene i tid, i såkalte tidsbokser.

Selve tidsboksen er altså den tiden som er avsatt til å nå målene. Den sikrer at vi får en omforent forståelse av både planleggings- og gjennomføringshorisonten på målene. Du har kanskje hørt om «tidsparadokset» Parkinsons lov (1955), som sier at:

«Arbeidet ekspanderer til å fylle den tiden som er til disposisjon».

Omsatt til hverdagen betyr det at hvis vi sier vi skal gjøre noe på en uke, bruker vi en uke på det – uansett om det bare tar en times tid å fikse det. Senere forskning understøtter det samme poenget. Ting tar den tiden vi setter av til det, selv om vi har 100x så mye tid til rådighet som vi bruker på oppgaven.

Med andre ord – vi avgrenser målene i tid for å få en planleggings- og gjennomføringshorisont som er akseptabel med hva vi tror om fremtiden. Målene skal jo være ambisiøse slik at vi må lære og utvikle oss for å nå dem. Samtidig må forholdet mellom tid til rådighet og mål oppfattes som akseptabel av de som skal gjøre jobben – oss selv. Tidsboksene hjelper oss med å balansere dette.

Målperioder og konsulentrollen

For de aller fleste virksomheter er det hensiktsmessig å sette mål hvert kvartal eller tertial. Det gir tid til å faktisk skape en forskjell, men ikke så lang tid at det medfører en risiko hvis vi bommer helt på mål. Ettersom vi jobber hos og sammen med kundene, jobber vi stort sett med å levere på kundenes mål. Dermed har vi variabelt med tid til å levere på flere av «våre egne», Team Agile-mål. Derfor syns vi ikke kvartalsvis målsetting fungerer for oss.

Noen av målene jobber vi likevel med å levere på hver eneste dag. Flere av målene følger oppdragene vi er i, og noen mål gjelder hele tiden. Så vi setter målperioden slik som det passer oss, så lenge den er avgrenset i tid. Siden vi er en håndfull mennesker er det helt uproblematisk.

Her er en oversikt over målperiodene så langt i Team Agile

• Første målperiode (5 mnd): November 2021- mars 2022
• Andre målperiode (5 mnd): April 2022 – august 2022. Vi satt nye mål da Petter startet
• Tredje målperiode (6 mnd): September 2022 – februar 2023. Vi reviderte målene etter at selskapet «fikk satt seg litt», da hadde vi lært ganske mye om vår egen kapasitet, samt hva som funker og ikke funker.
• Fjerde målperiode: Mars – desember 2023. Vi satte nye mål da Marte begynte. Siden vi er en liten gjeng, er det fint at vi samskaper målene. Vi tror at 10 måneder er ok. Kanskje er det litt lenge, da justerer vi underveis.

Gjensidig avhengighet for nå målene

Et team må ha et felles mål og en gjensidig avhengighet mellom teammedlemmene for å nå målene. Slik er det også for oss. Målene bidrar til å binde oss sammen som et team og skape en felles retning mot det vi ønsker å oppnå.

Alle målene er ment å være samarbeidsmål. De fleste av dem er umulige å oppnå uten samarbeid. Vi vet jo at det å oppføre seg som et team – å ta avhengighet og gjensidighet på alvor – er den viktigste suksessfaktoren for høytpresterende team. Når vi har en gjensidig avhengighet til å nå målene, har vi også en god grunn til å spille hverandre gode.

Vi er opptatt av at målene våre ikke er hver enkelt persons fag. Målene knytter seg til kundene og merverdien vi ønsker å skape og ulike måter å måle den på. Flere av målene er også direkte samsvarende med våre verdier og (ideelle) virkelighetsoppfatning.

Radikal transparents

Vi tror på full åpenhet og radikal transparents. Også for oss selv. Informasjon og læring er et fellesgode, ikke noe som tilhører individet. Vi ønsker oss et fagmiljø med tillit og samarbeid hvor det å lære noe nytt og utvikle oss er en del av suksessen. Samarbeid og mellommenneskelige forhold er viktig for oss og reflekteres i målene. Vi deler tanker, ideer, utfordringer og læringer – med hverandre og alle andre.

Sharing is caring, hører vi ofte. Vi forsøker å leve det ut også i målene.

Mål og måloppnåelse i forrige periode

Så hvis sharing = caring; her er målene for forrige målperiode og måloppnåelsen vår:

Stort sett grønt. Det er godt. Et par av målene er verdt å kommentere.

Fornøyde kunder

Å skape fornøyde kunder er det viktigste målet. For oss og egentlig enhver virksomhet. Spørsmålet om hvordan vi skal måle det, har vi diskutert mye. Vi ønsket et målepunkt som «gir litt motstand». Vi vet godt at det er forskjell på hva folk sier og hva folk gjør. Det er lettere å si at en er fornøyd vs. å vise det gjennom handling.

At kundene forteller oss at de er fornøyde er jo en ting. Ikke minst hvis de sier det motsatte. Men vi syns det ble for enkelt. Så vi diskuterte ulike typer forpliktelser eller «commitments» fra kundene, men endte til slutt på forlengelse av oppdrag. Det at kundene er villige til å bruke penger på å vise at de er fornøyde, syns vi er et bra mål.

På de oppdragene som er forlenget, jobber vi hos samme kunde ca. 12 måneder. Dette er det vi kaller lange oppdrag. Det syns vi er en god horisont. 12 måneder gir tid til å oppnå resultater. Men det er samtidig ikke så lenge at vi gror fast i virksomheten sammen med møbler, tapet og andre hus-konsulenter.

Bygge fagmiljø og teamleveranse – de vanskeligste målene

For å være et fagmiljø må vi være flere enn to personer. Det å ansette bra folk – skikkelig bra folk med hands on erfaring, kompetanse og samme mindset – var vanskeligere enn vi trodde. Kanskje overvurderte vi hvor kult det er å jobbe i et lite, nyoppstartet selskap? Eller hvor kule vi er? Eller kanskje er vi veldig kresne? Det vi vet er at de folkene vi gjerne vil ansette i Team Agile, er veldig populære andre steder også. I skrivende stund er vi fire ansatte. Det er vi strålende fornøyd med.

Så var det dette med å jobbe sammen i team. Vi tror at å tilby komplementær kunnskap til kundene gir en merverdi først og frem for kundene. Og kundene har vært enige i det så langt. Likevel har dette vist seg å være vanskelig å få til i praksis. Først og fremst er det ikke lett å være tre personer og jobbe i par. Videre må vi ta hensyn til at vi har en akseptabel kognitiv last og ikke sprer oss tynt ut på mange oppdrag. Dermed nådde vi ikke målet om teamleveranse på alle lange oppdrag.

Det var en stor skuffelse for oss. Rett og slett fordi det var viktig. Og vår egen vurdering er at vi ikke prøvde hardt nok – det stod på oss og ingen andre. Så vi har beholdt målet og jobber i skrivende stund med å forbedre resultatet.

Ellers er vi godt fornøyd. Vi syns selv vi satt flere mål som krevde noe ekstra av oss for vårt første driftsår. Likevel leverte vi jevnt over godt på målene.

Hva har vi så lært og endret til de reviderte målene?

Slik ser målene til Team Agile ut for perioden

Slik ser målene ut for inneværende periode. Hva skal vi oppnå før vi tar juleferie, pleier vi å si. Vi tenker at disse målene gir oss greit med strekk. Kanskje er tidsboksen litt lang, men alt i alt tatt i betraktning tror vi det er fint.

Denne gang har vi delt målene i tre kategorier, og definert balanserte suksesskriterier for hvert mål. Vi bruker selektivt OKR-rammeverket til å jobbe med mål. Enkelt forklart er OKR (Objectives- og key results) et rammeverk for å a) formulere løsningsnøytrale mål og b) deployere målene i selskapet – altså sikre kjennskap, eierskap og forankring til målene i selskapet. Det siste løser vi gjennom å samskape målene. Og det første reflekteres i hvordan målene er effekter vi skal skape eller oppnå.

Fornøyde kunder

Vi har utbrodert målet om fornøyde kunder med ytterligere ett målepunkt. Vi syns vi trengte flere måter å validere fornøyde kunder og evnen til å skape varige endringer på. Vi ønsker å være det beste miljøet i Norge på å gjøre oss selv overflødige. Da må vi jammen måle på det også.

Enkelt sagt jobber vi med å med å skape, drive og akselerere endringsevnen i team og virksomheter. Derfor må vi måle på det. Så nå har vi bestemt å booke en samtale med kundene 6 måneder etter endt oppdrag. Hensikten er å få en tilbakemelding på om de resultatene vi fikk til sammen med kundene, fortsatt er gjeldende hos kundene. Første samtale er booket i september i år. Det gleder vi oss til å finne ut av.

Faglig kredibilitet

Vi har også utbrodert målet om faglig synlighet og kredibilitet. Det handler ikke så mye om å bli likt, men om å være faglig spiss og relevant. Pluss at i dagens samfunn hvor vi stort sett jobber med å løse komplekse problemer, burde informasjon og kunnskap være et fellesgode. Dette er kjennetegn på en «generativ kultur», som Westrum kalte det. Vi tror at digitalisering dypest sett er en øvelse i å lære seg til suksess, derfor er faglig synlighet så viktig for oss. Dessuten er det gøy. Det føles skikkelig digg å få gjentatt feedback på at vi bidrar konkret og nyttig i hverdagen til folk. Og at det vi gjør skaper merverdi for andre.

Her har vi en tre-delt tilnærming: vi skal inviteres til å dele av kunnskap og erfaring i ulike sammenhenger. Dette er en skikkelig hard nøtt, fordi initiativet for at dette skal skjer, i hovedsak ligger hos andre enn oss selv. Det betyr at vi må oppfattes som faglig relevante og oppdaterte av andre. Av dette følger det et mål om at vi aktivt skal dele av vår egen erfaring og kompetanse, bl.a. gjennom innlegg som det du leser nå.

Så skal det sies, om vi skal være strenge (og det skal vi jo), at antall publikasjoner av innlegg ikke egentlig er et effektmål. Det er strengt tatt et leveransemål eller et gjøremål, en slags løsning som ikke sier så mye om hva vi skal oppnå. Antall lesere av innleggene vil være et bedre effektmål. Men så var det dette med tidsparadoksene igjen da. Hvis vi skal publisere 30 innlegg til jul blir det sånn ca ett i uka. Det er lett å forholde seg til. Og det er lett å samarbeid om. Derfor har vi tatt det med.

Til sist har vi balansert ut publikasjonsmålet med et effektmål, et mål om søkemotoptimalisering. Vi har definert en liten liste med ord som vi ønsker å rangere på førstesiden på Google-søk. For å skape den effekten må vi nemlig skrive knallgode innlegg som blir lest og er relevante for målgruppen vår. Så derfor syns vi målepunktene til sammen er gode nok.

Good vibes only

Team-leveranser er viktig for oss. Så det har vi beholdt. 2-veis oppsigelige kontrakter står også fast. Vi ønsker å ha mulighet til å gå ut av alle avtaler på lik linje med kundene. For å lykkes med det vi gjør, er vi avhengig av et godt samspill med kundene. Hvis ikke vi får til det, uteblir resultatene. Det gidder vi ikke. Vi lever av resultater. Da ønsker vi muligheten til å si Takk for oss.

Så ønsker vi oss en ansatt eller to til. Petter skal i permisjon og da blir det vanskelig å jobbe i team når vi igjen er tre. Dessuten er det sunt for faglig utvikling og vår egen dynamikk å bli et par stykker til. Ikke så mange, men noen få. Er DU keen på å jobbe med oss, ta kontakt.

Til slutt. Vi har tatt vekk lønnsomhetsmålet. Alle i selskapet vet at vi må tjene mer penger enn vi bruker. Det er nok. Driftsresultat eller bunnlinje er dessuten ikke en ledende indikator: Vi kunne ikke bruke Driftsmargin til å styre på eller til å endre på noe uansett i forrige periode. Så da tok vi ut det målet. Gode mål endrer vår egen atferd, liker vi å si. Så da må vi stå i det.

Oppsummert

Vi setter mål som sier noe om hva vi skal oppnå, ikke hva vi skal gjøre. Det skaper en samarbeids-, læring- og åpenhetskultur både i og utenfor selskapet. Gode effektmål gjør at vi endrer atferden vår i forhold til fremdriften mot målene. Disse effektene – fornøyde kunder, faglig synlighet og kredibilitet – er rett og slett også bra for businessen.

Team Agile fasiliterer målsettingsarbeid og implementering og forankring av målene i store og små selskaper. Vi hjelper deg å prioritere, sette mål, implementere og deretter levere på målene. Som team og som virksomhet. Les mer om arbeidet vårt, eller ta kontakt for en kaffeprat.