5 ferdigheter som gjør deg bedre på samarbeid

Samarbeid er best når vi er i den «grønne sonen»

Det er lett å tenke på seg selv og andre som innstilt på å samarbeide godt med andre. Denne holdningen til konstruktivt samarbeid omtaler Jim Tamm som å være i «den grønne sonen» . Her søker vi forståelse og løsninger, tenker langsiktig, leter etter felles gevinst og er tydelige på egne behov. Men det kan være enkelt å ramle ut av den grønne sonen. I stedet er det lett å havne vi i en forsvarsposisjon hvor vi enten får en aggressiv eller passiv tilnærming, fremfor denne «grønne» og konstruktive tilnærmingen.

Å ha et aggressivt tankesett kaller Tamm å være i den «røde» sonen. Her er vi kortsiktige og konkurranseinnstilte. De andre er dine motstandere, du er først og fremst opptatt av at du skal få «ditt» og er rigid på dine løsninger. Dette er en sone vi sjelden vil vedkjenne oss å være i, men som vi alle befinner oss i til tider.

Det som er enda vanligere i det norske samfunnet er den «rosa sonen». Her inntar du en mer defensiv og tilbakeholden holdning til samarbeidet. Det kan nesten bli en mer passiv-aggressiv holdning. Du er mistenksom, hevnlysten, reaktiv og unnviker problemene. De som vil samarbeide med deg må gjette seg frem til hva vi egentlig vil. Når behovene ikke er eksplisitte, kan resultatet bli et mindre konstruktivt samarbeid.

Det er mer gøy å jobbe i grønn sone enn i rød eller rosa. Det er egentlig en grunn god nok til at vi bør jobbe med samarbeidsevnene våre. Men i tillegg, er det også sånn at organisasjoner som kjennetegnes av en kultur i tråd med den grønne sonen, er klart mer lønnsomme enn «rød sone»-organisasjoner. Så om vi klarer å jobbe mer i den grønne sonen vil vi også skape mer verdi fordi det legger til rette for samarbeid med andre. Som vi er opptatt av krever komplekse problemstillinger tverrfaglig samarbeid for å lykkes.

Hva er det som svekker samarbeidsevnene våre?

Grunnen til at samarbeidsevnene våre svekkes er at kjenner oss sårbare og blir redde av noe. Vi går i «apemodus» og mister evnen til å tenke konstruktivt. Frykt gjør at vi kommer i forsvarsmodus. En biologisk reaksjon som dette svekker evnen vår til å finne gode løsninger, samarbeide, være empatisk og kreative. Dette er fordi hjernen vår prioriterer andre egenskaper som kreves for å kjempe eller rømme fra det den oppfatter som en farlig situasjon.

En forklaringsmodell på hvorfor dette skjer, er at alle mennesker ønsker å kjenne seg sett og hørt. Og at man føler seg betydningsfulle, kompetente og likt. Samtidig frykter vi å bli ignorert, ydmyket og avvist. Dersom vi opplever å bli ignorert, ydmyket eller avvist reagerer vi med frykt og kan miste evnen vår til samarbeid. Innlysende nok, er det ulike ting som får ulike folk til å reagere med frykt, men vi har alle våre «knapper» som gjør at vi blir påvirket.

De fem essensielle ferdighetene

Så hva kan vi gjøre med dette? Jim Tamm og Ronald Luyet presenterer i boken «Radical Collaboration» fem essensielle ferdigheter for å komme ut av denne forsvarsmodusen og bygge tillitsfulle samarbeid. De fem ferdighetene er:

• Intensjon – vilje til samarbeid: Et grunnleggende tankesett og ønske om å være mest mulig i den «grønne sonen» og bygge samarbeid basert på gjensidig suksess.
• Åpenhet: Vilje til å dele med og lytte til hverandre, samt bygge et samarbeidsklima hvor alle kjenner seg trygge til å løfte bekymringer og løse vanskelige problemer.
• Personlig ansvar: Den enkelte tar ansvar for egne valg eller mangel på valg og konsekvensene av dem. Søker løsninger, fremfor å finne noen å skylde på.
• Selvinnsikt: Ved å stadig utvikle forståelse av seg selv, egne reaksjoner og årsakene til krevende samarbeid er vi bedre skikket til godt samarbeid. Det gjør oss også bedre i stand til å forstå andres bekymringer og motivasjoner.
• Konstruktiv problemløsning: Konflikter løses på en måte som styrker relasjoner og problemer løses på måter som fremmer samarbeid. (unngår å tilrettelegge for diskré eller ubevisst konkurranse).

De første fire ferdighetene handler i stor grad om å utvikle et tankesett hvor du selv jobber med egne reaksjonsmønstre i ulike situasjoner. Den siste ferdigheten er mer en praktisk innstilling til samarbeid. Den handler om å jobbe med å forstå de underliggende interessene hos ulike parter. Altså å være åpen på hvilke interesser du har, og hvilke interesser andre har. Gjennom å tydeliggjøre partenes interesser kan samarbeidet bli mer konstruktivt. Det blir lettere å oppdage at de ulikes interesser kan være overlappende. I tillegg åpner det for ulike måter å imøtekomme de interessene dere har. Ikke minst vil samarbeidet handle mer om hvilken intensjon som ligger bak og mindre om personene som er involvert.

Samarbeid kan være skikkelig gøy om du utvikler dine samarbeidsferdigheter!

Hvordan kan jeg utvikle mine ferdigheter og bygge mer tillitsfulle samarbeid?

En av tingene som gjør rød og rosa sone ekstra utfordrende, er at det er "smittsomt". Om vi samarbeider med noen som er i disse sonene havner vi fort der selv. Altså: «Hvis de andre ikke er villige til å samarbeide, gidder ikke jeg heller». Da er tilliten brutt og må bygges opp igjen. Her er noen tips til hvordan du kan bygge og bruke de fem essensielle ferdighetene i praksis:

• Kjenn igjen reaksjonsmønsteret ditt: Ved å kjenne igjen egne tanker og følelser og at du at du er på vei mot – eller allerede i – rød eller rosa sone, kan du ta grep. Bli bevisst på hva som trigger deg og hvordan du kan komme deg over i grønn sone igjen ved å fokusere på det man har til felles. Ikke minst, hvilket mål man jobber sammen om. Det gir deg et bedre utgangspunkt for å starte med tillitsbygging på nytt.
• Vær åpen om egne interesser og hensikt. Det gjør det enklere for andre å forstå deg og tryggere å imøtekomme deg. For å sitere Brené Brown; «Clear is kind. Unclear is unkind”. Å være tydelig om sin egen hensikt gjør det enklere å få til samarbeid som treffer både dine egne og andres behov.
• Øv på å gi gode tilbakemeldinger som legger til rette for utvikling av godt samarbeid. SBI-modellen fungerer godt til dette.

Ingen av oss klarer å unngå å havne i rød eller rosa sone fra tid til annen. Men dersom du klarer å bli litt mer bevisst på dine «triggere» og jobber løpende med å håndtere det bedre og bygge de fem ferdighetene, er du godt på vei mot mer tillitsfulle og verdiskapende samarbeid.

Ta det med til teamet og lær mer om samarbeid!

Ferdighetene kan sees som ganske personlige, men er effektive både i og på tvers av team. Én av årsakene til at teamkontrakter er så nyttige er at de nettopp gir en anledning for å være eksplisitt på de behovene og forventningene vi har som individer i et samarbeid. Det bygger tillit fordi vi må være eksplisitte om egne preferanser for samarbeid med andre. Det synliggjør alles bidrag inn mot et mål og gjør det implisitte, eksplisitt.

Boka Radical Collaboration gir i seg selv en god innføring hvordan du kan utvikle de fem ferdighetene og Jim Tamm gir noen tips i denne Ted Talken. Men for et lite dypdykk, kan vi anbefale et kurs vi selv har tatt med Andrea Altier. I Team Agile jobber vi med å bygge bedre og mer tillitsfulle samarbeid i og rundt team hver eneste dag, så vi tar gjerne en prat om dette over en kaffe.